Detailübersicht Rechtekonzept / Rechtemanagement Q.wiki

Geändert am Do, 2 Apr um 4:15 NACHMITTAGS

In Q.wiki steuerst du über Rechtegruppen, was Nutzer sehen und bearbeiten dürfen. Dieser Artikel erklärt dir, welche Gruppen es gibt, welche Rechte sie haben und wie du sie zuweist.

Voraussetzung: Du benötigst Key-User-Rechte, um Rechtegruppen zu verwalten.

Standardrechte neuer Nutzer

Wenn ein neuer Q.wiki-Nutzer angelegt wird – entweder manuell oder über Active Directory – erhält er automatisch die Rechte eines normalen Nutzers. Eine manuelle Zuordnung ist dafür nicht nötig.

Du kannst einem Nutzer darüber hinaus weitere Rechte einräumen oder bestehende Rechte einschränken:

Rechte erweitern	Rechte einschränken
Zuordnung zur `KeyUserGroup`, `QMGroup`, `ResubmissionGroup` oder `ReportingGroup`	Zuordnung zur `ReadOnlyGroup`

Rechteübersicht einsehen und ändern

Als Key User kannst du über die Rechteübersicht einsehen, welche Gruppen in welchen Modulen lesen oder schreiben dürfen.

Rechteübersicht in Q.wiki mit Lese- und Schreibrechten pro Modul

Über das Zahnrad-Symbol eines Moduls kannst du die Rechte einer Gruppe direkt anpassen.

Zahnrad-Symbol zum Ändern der Modulrechte

Dialog zum Bearbeiten der Gruppenrechte eines Moduls

Beschreibung der Rechtegruppen

Gruppe	Beschreibung
Normale Nutzer	Alle registrierten Nutzer gehören automatisch zu dieser Gruppe. Sie haben alle Lese- und Schreibrechte, die für die tägliche Arbeit mit Q.wiki nötig sind.
Seitenverantwortliche	Werden in den Metadaten jeder Seite festgelegt. Sie sind für den Inhalt verantwortlich und dürfen die inhaltliche Freigabe im Freigabeworkflow durchführen.
`KeyUserGroup`	Ansprechpartner für normale Nutzer bei Bedienungsfragen. Key User haben im Freigabeworkflow alle Rechte zum Editieren und Freigeben und können auf administrative Werkzeuge zugreifen (Nutzerverwaltung, Gruppenverwaltung, Nutzungsstatistik, Aktualitätsprüfung).
`Unit-KeyUserGroup`	Wie die `KeyUserGroup`, aber beschränkt auf eine einzelne Unit. Ansprechpartner für die Nutzer dieser Unit.
`QMGroup`	Verantwortlich für die formale Freigabe im Freigabeworkflow sowie für die Struktur und formale Ausgestaltung des Q.wiki. Moderiert Prozessaufnahmen. Siehe auch Die sieben Aufgaben eines Q.wiki-Gärtners (extern).
`ReadOnlyGroup`	Nutzer haben ausschließlich Leserechte. Typischer Anwendungsfall: externe Auditoren oder Kunden, die die Dokumentation einsehen sollen.
`ReportingGroup`	Mitglieder erhalten Zugriff auf den Nutzungsreport. Key User sind automatisch Teil dieser Gruppe.
`ResubmissionGroup`	Mitglieder dürfen die Wiedervorlage-Funktionalität konfigurieren. Key User sind automatisch Teil dieser Gruppe.
`RoleManagementGroup`	Wenn das Rollenmanagement bestimmten Nutzern vorbehalten sein soll, trage sie hier ein. Bleibt die Gruppe leer, kann jeder Rollen bearbeiten. Details: Rollenmanagement in Q.wiki.
`UserProfileManagementGroup`	Mitglieder dürfen die editierbaren Attribute aller Nutzerprofile bearbeiten.
`AdminGroup`	Reserviert für Modell Aachen zur technischen Einrichtung und Konfiguration. Kann nur von Modell Aachen administriert werden.

Funktionen und Rechtegruppen im Prozesse-Modul

Die folgende Tabelle zeigt, welche Funktionen im Prozesse-Modul welchen Rechtegruppen zur Verfügung stehen.

Funktion	ReadOnly	Normal	Reporting	Resubmission	QM	Seitenverantw.	Key User
Inhalte lesen	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Inhalte editieren (Entwurf / Änderungsvorschlag)	–	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Anhänge hochladen (Entwurf / Änderungsvorschlag)	–	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Nutzungsreport einsehen	–	–	✓	–	–	–	✓
Wiedervorlage konfigurieren	–	–	–	✓	–	–	✓
Inhaltlich freigeben	–	–	–	–	–	✓	✓
Formal freigeben	–	–	–	–	✓	–	✓
Inhalte löschen (freigegebener Stand)	–	–	–	–	–	–	✓

Nutzer einer Gruppe zuordnen

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Artikel Nutzer den Q.wiki-Gruppen hinzufügen oder entfernen.

Key-User-Rolle: Hinweise und Best Practices

Wichtig: Vergib die Key-User-Rolle mit Bedacht. Wir empfehlen, die entsprechenden Personen über die Modell Aachen Academy (extern) zu schulen.

Key User können den Freigabeworkflow ohne Einschränkungen durchführen – also sowohl die inhaltliche als auch die formale Freigabe erteilen. Das ist praktisch, birgt aber ein Risiko: Wenn eine Person beides allein freigibt, kann das Vier-Augen-Prinzip verletzt werden und zu Abweichungen im Audit führen.

Unsere Empfehlungen

Bei Unternehmen bis 200 Mitarbeitende: maximal 3 Key User
Key User sollten ihre Freigaberechte nur in Ausnahmefällen nutzen, z. B. bei Krankheit eines Seitenverantwortlichen
Die inhaltliche Freigabe liegt im Regelfall bei den Seitenverantwortlichen
Die formale Freigabe wird vom QM durchgeführt (Nutzer in der QMGroup, maximal 2 Personen)

Tipps und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung: Formale Freigabe durchführen – Checkliste.