Formale Freigabe durchführen - Checkliste

Geändert am Mi, 2 Apr um 12:09 NACHMITTAGS

Sie benötigen Key User Rechte, oder müssen Mitglied der QM-Group sein, um die folgenden Schritte durchzuführen.

In diesem Artikel lernst du:

Grundlagen der formalen Prüfung
Schritt-für-Schritt Ablauf der formalen Prüfung
Worauf du besonders achten solltest
Abgrenzung zur inhaltlichen Prüfung

Die Grundlagen des zweistufigen Q.wiki Freigabeworkflows findest du hier: Funktion des Freigabeworkflow

Q.wiki garantiert das Vier-Augenprinzip durch den 2-stufigen Freigabeworkflow. Die hier beschriebene formale Freigabe erfolgt nach der inhaltlichen Freigabe, durch eine geeignete Person (z.B. QM-Team oder Q.wiki Einführungsteam). Diese Person + Stellvertreter muss Mitglied der QM-Group sein. Die unterschiedlichen Rechtegruppen in Q.wiki findest du hier: Detailübersicht Rechtekonzept Q.wiki

Wie du Nutzer zuordnest, findest du hier: Nutzer den Q.wiki-Gruppen hinzufügen oder entfernen

	Beschreibung	Bild
1	Vorgelagerter Arbeitsschritt: Inhaltliche Freigabe erteilen
2	ggf. Vergleich mit freigegebenem Stand anzeigen nur verfügbar, wenn bereits ein freigegebener Stand vorliegt d.h. nicht bei der ersten Freigabe des Entwurfs
3	Überprüfen, ob das richtige Template gewählt wurde: Handelt es sich beim Inhalt tatsächlich um einen Prozess? Ja: Es gibt Schnittstellen (Spalte "Verantwortlich") Ja: Ablauf bezieht sich auf längeren Zeitraum Ja: Umfang und Komplexität rechtfertigt "Prozess-Template" Handelt es sich um eine Arbeitsanweisung? Ja: Führt nur eine Person durch ("Verantwortlich"-Spalte ist unnötig) Ja: Kurzer Zeitraum
4	Template ggf. händisch ändern Spalten ergänzen oder entfernen Metadatum ändern, damit Seitenkopf korrekt angezeigt wird
5	Rollen prüfen: Stimmt die Rollenbezeichnung? Wurden neue Rollen benutzt, die noch nicht in den Q.wiki Rollen angelegt sind? Neue Rolle anlegen und entsprechend über Widget auf der Seite einfügen
6	Formatierung und Rechtschreibung überprüfen Rechtschreib-/Tippfehler direkt korrigieren Überschriften mit gewünschtem Format "Überschrift 1 oder 2"? Text in "Normal"
7	Verlinkungen überprüfen und ergänzen Vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse Verlinkungen innerhalb der Prozessbeschreibung / Arbeitsanweisung Machen die Verlinkungen Sinn? Gibt es weitere Seite, die du kennst und noch verlinkt werden könnten?
8	Flowchart überprüfen Abgleich Flowchart zur detaillierten Beschreibung Flowchart-Bereich ggf. löschen, wenn nicht angelegt/nicht benötigt worden ist
9	Redaktionell überprüfen Tipps zur Gestaltung von Inhalten im Q.wiki - Prozessbeschreibung vs. Arbeitsanweisung beachten Seitenname korrekt, aktiv und schlüssig formuliert? Seitenverantwortlicher korrekt gewählt? Sind durch Änderungen Redundanzen im Q.wiki entstanden?
10	Normzuordnung vornehmen im Bearbeitungsmodus in den Metadaten Sind die Normforderungen inhaltlich alle berücksichtigt? Sind die Richtlinien eingehalten?
11	Entscheiden, ob formale Freigabe erteilt werden kann: Möglichkeit 1: Um weitere Überarbeitung bitten nur falls ein Mitarbeitender vor der Freigabe noch weitere Veränderungen vornehmen möchte Klärungsbedarf vorhanden ist umfangreichere Änderungen/Überarbeitung notwendig ist Achtung: Kleinere Änderungen wie z.B. Korrekturen der Rechtschreibfehler können und sollten direkt durch den formal Prüfenden durchgeführt werden. Dadurch wird der Status der Seite zurück in die "Änderungsvorschlag" gesetzt und alle können wieder bearbeiten. Zusätzlich wird der Mitarbeitende, welcher um Freigabe gebeten hat, informiert. Bemerkungsfeld ausfüllen Was genau soll überarbeitet werden? "Um weitere Überarbeitung bitten" auswählen "Status ändern" anklicken Möglichkeit 2: Änderungsvorschlag verwerfen: Nur im Ausnahmefall nutzen! Immer: Begründung eintragen oder persönlich mit Autor erläutern Ansonsten wirkt dies stark demotivierend! Änderungsvorschlag / Entwurf verwerfen" auswählen "Status ändern" anklicken Möglichkeit 3: Formale Freigabe erteilen ggf. Bemerkungsfeld ausfüllen Der Mitarbeitende, der die Freigabe angestoßen hat, erhält diese Bemerkung mit der Benachrichtigung