Formale Freigabe durchführen - Checkliste

Geändert am Do, 2 Apr um 4:15 NACHMITTAGS

Voraussetzung: Du benötigst Key User-Rechte oder musst Mitglied der QMGroup sein, um die folgenden Schritte durchzuführen.

Dieser Artikel führt dich durch die formale Freigabe einer Q.wiki-Seite. Du lernst, worauf du bei der Prüfung achten solltest und wie du am Ende entscheidest, ob die Freigabe erteilt wird.

Überblick: Der zweistufige Freigabeworkflow

Q.wiki garantiert das Vier-Augenprinzip durch einen 2-stufigen Freigabeworkflow. Die formale Freigabe erfolgt nach der inhaltlichen Freigabe und wird von einer Person durchgeführt, die Mitglied der QMGroup ist – beispielsweise aus dem QM-Team oder dem Q.wiki-Einführungsteam.

Die Grundlagen des Freigabeworkflows findest du in Funktion des Freigabeworkflow. Eine Übersicht der Rechtegruppen gibt es unter Detailübersicht Rechtekonzept Q.wiki. Wie du Nutzer den Gruppen zuordnest, erfährst du in Nutzer den Q.wiki-Gruppen hinzufügen oder entfernen.

Checkliste für die formale Freigabe

Schritt	Beschreibung	Bild
1	Inhaltliche Freigabe prüfen Wurde die inhaltliche Freigabe bereits erteilt?	–
2	Vergleich mit freigegebenem Stand anzeigen (falls vorhanden) Dies ist nur verfügbar, wenn bereits ein freigegebener Stand existiert Bei der ersten Freigabe eines Entwurfs entfällt dieser Schritt
3	Überprüfe, ob das richtige Template gewählt wurde Handelt es sich tatsächlich um einen Prozess? Gibt es Schnittstellen (Spalte „Verantwortlich")? Erstreckt sich der Ablauf über einen längeren Zeitraum? Rechtfertigen Umfang und Komplexität das „Prozess-Template"? Oder handelt es sich um eine Arbeitsanweisung? Wird dies nur von einer Person durchgeführt (Spalte „Verantwortlich" nicht nötig)? Erstreckt es sich über einen kurzen Zeitraum?
4	Ändere das Template falls nötig Spalten ergänzen oder entfernen Metadaten anpassen, damit der Seitenkopf korrekt angezeigt wird
5	Überprüfe die Rollen Ist die Rollenbezeichnung korrekt? Wurden neue Rollen verwendet, die noch nicht in Q.wiki angelegt sind? Falls ja: Neue Rolle anlegen und über das Widget auf der Seite einfügen
6	Formatierung und Rechtschreibung überprüfen Korrigiere Rechtschreib- und Tippfehler direkt Sind Überschriften mit dem Format „Überschrift 1" oder „Überschrift 2" formatiert? Ist der Fließtext mit dem Format „Normal" formatiert?
7	Verlinkungen überprüfen und ergänzen Sind vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse verlinkt? Gibt es Verlinkungen innerhalb der Prozessbeschreibung oder Arbeitsanweisung? Machen die Verlinkungen inhaltlich Sinn? Kennst du weitere Seiten, die noch verlinkt werden könnten?	–
8	Flowchart überprüfen Stimmt das Flowchart mit der detaillierten Beschreibung überein? Lösche den Flowchart-Bereich, falls nicht angelegt oder nicht benötigt
9	Redaktionell überprüfen Beachte die Tipps zur Gestaltung von Inhalten im Q.wiki – Prozessbeschreibung vs. Arbeitsanweisung Ist der Seitenname korrekt, aktiv und aussagekräftig formuliert? Ist der Seitenverantwortliche korrekt gewählt? Sind durch die Änderungen Redundanzen im Q.wiki entstanden?	–
10	Normzuordnung vornehmen Dies erfolgt im Bearbeitungsmodus in den Metadaten Sind alle relevanten Normforderungen inhaltlich berücksichtigt? Sind die Richtlinien eingehalten?
11	Entscheide, ob formale Freigabe erteilt werden kann Möglichkeit 1: Um weitere Überarbeitung bitten Nutze dies, wenn: Ein Mitarbeitender vor der Freigabe noch weitere Veränderungen vornehmen möchte Klärungsbedarf vorhanden ist Umfangreichere Änderungen oder Überarbeitung notwendig sind Achtung: Kleinere Änderungen wie Rechtschreibkorrektionen solltest du selbst durchführen. Dadurch vermeidest du, dass die Seite zurück in den Status „Änderungsvorschlag" gesetzt wird. Der Mitarbeitende wird danach trotzdem benachrichtigt. So gehst du vor: Schreibe deine Bemerkung in das Bemerkungsfeld – beschreibe konkret, was überarbeitet werden soll Wähle „Um weitere Überarbeitung bitten" aus Klicke „Status ändern" Möglichkeit 2: Änderungsvorschlag verwerfen Nutze dies nur im Ausnahmefall! Trage immer eine Begründung ein oder erläutere deine Entscheidung persönlich mit dem Autor – andernfalls wirkt dies stark demotivierend Wähle „Änderungsvorschlag / Entwurf verwerfen" aus Klicke „Status ändern" Möglichkeit 3: Formale Freigabe erteilen Fülle optional das Bemerkungsfeld aus – der Mitarbeitende, der die Freigabe angestoßen hat, erhält diese Bemerkung in der Benachrichtigung Klicke „Status ändern"

Formale Freigabe durchführen - Checkliste

Überblick: Der zweistufige Freigabeworkflow

Checkliste für die formale Freigabe

Möglichkeit 1: Um weitere Überarbeitung bitten

Möglichkeit 2: Änderungsvorschlag verwerfen

Möglichkeit 3: Formale Freigabe erteilen

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