Rollenmanagement im Q.wiki

Video zur Einführung

Zusätzlich zur schriftlichen Dokumentation zeigt dir das folgende Video das komplette Rollenmanagement inklusive Inhaltsmigration im Detail:

Grundfunktion

In jeder Prozessbeschreibung trägst du in der Spalte Verantwortlich eine Rolle aus deiner Organisation ein. Diese Rollen – wie Leiter Vertrieb oder Mitarbeiter Produktion – kannst du zentral im Q.wiki hinterlegen und anschließend dezentral bei der Prozessmodellierung nutzen.

Rollendashboard

Das Rollendashboard erreichst du über die linke Navigation. Hier hast du eine Übersicht über die verfügbaren Ebenen und passenden Rollen.

Rollen filtern

Im oberen Bereich kannst du deine Ergebnisse über drei Filter eingrenzen:

1. Wähle zwischen standortübergreifenden und standortspezifischen Rollen. Bei Multisite-Systemen stellt dir diese Funktion die verschiedenen eingerichteten Standorte zur Verfügung.
2. Suche nach dem Titel einer Rolle.
3. Wähle aus, ob du alle Rollen, nur die aktiven oder nur die archivierten sehen möchtest.

Rollenübersicht

Im unteren Bereich findest du die Informationen über Ebenen, Rollen und deren Details:

Übersicht über die Funktionen der einzelnen Spalten:

• Linke Spalte (1): Gliedert die Rollen in verschiedene Ebenen. Dabei werden Rollenebenen ausgeblendet, denen keine spezifischen Rollen zugewiesen wurden. Ebenen werden also nur angezeigt, wenn du sie verwendest.
• Mittlere Spalte (2): Zeigt die aktuellen Rollen in der gewählten Ebene.
• Rechte Spalte (3): Zeigt Detailinformationen zu einer Rolle.

Neue Rolle anlegen

Um eine neue Rolle anzulegen, klicke oben rechts auf + Rolle hinzufügen. Beim Hinzufügen kannst du sofort die Ebene und den Standort auswählen.

Der Standardwert wird aus der Ebene und dem Standort geschlussfolgert, in dem du dich aktuell befindest.

Über die verschiedenen Felder definierst du die Rolle. Im Feld Ebene kannst du eine hierarchische Einordnung in deinem Unternehmen vornehmen. Wir empfehlen, Rollen entsprechend der Hierarchieebene zuzuordnen und Stabsstellen als übergreifend zu definieren.

Rollenverknüpfungen

Inhalte mit Rollen verknüpfen

In der dritten Spalte des Rollendashboards kannst du einsehen, in welchen Inhalten die ausgewählte Rolle genutzt wird:

Rollen Nutzern zuordnen und Inhalte anzeigen

In den Nutzerprofilen kannst du für jeden Nutzer einsehen, welche Rollen dieser inne hat. Über die beiden Buttons neben der Rollenbezeichnung kannst du die Rollendetails und die zugeordneten Inhalte anzeigen lassen:

Rollen-Widget

Im Editor der Wiki-Seiten gibt es ein Rollen-Widget. Im Bearbeitungsmodus kannst du direkt aus einer Liste die passende Rolle auswählen.

Wähle im ersten Auswahlfeld den entsprechenden Standort und im zweiten die entsprechende Rolle aus:

Du findest das Widget sowohl im Bearbeitungsmodus als auch im Ansichtsmodus von Prozessen. Im Ansichtsmodus zeigt es dir ein Pop-Up mit weiteren Informationen zur Rolle und einem direkten Link zu den Rollendetails im Dashboard.

Rechtemanagement

Sollte eine Einschränkung der Bearbeitung notwendig sein, kann dies über die Gruppenverwaltung über die Gruppe RoleManagementGroup erfolgen. Solange keine Nutzer dieser Gruppe hinzugefügt wurden, ist das Anlegen und Bearbeiten von Rollen für alle möglich.

Rollenmanagement in der Praxis

Du interessierst dich für das Thema Rollenmanagement über die technische Umsetzung in Q.wiki hinaus? Unser Beratungsteam hat zu diesem Thema interessante Inhalte zusammengestellt, die du bei den Modell Aachen Insights findest:

• Welche Rollen es im Prozessmanagement gibt und warum sie so wichtig sind (extern)
• Wie man Rollen prozessorientiert beschreibt und warum das so wichtig ist (extern)