Tipps zur Gestaltung von Inhalten im Q.wiki - Prozessbeschreibung vs. Arbeitsanweisung

Inhaltsverzeichnis

• 6 Grundlagentipps
• Wann benutze ich die Q.wiki-Vorlage "Prozessbeschreibung" wann nehme ich "Arbeitsanweisung"?
• Wie schreibe ich ein Kochrezept in Q.wiki?
  • 1. Spalte zur Beschreibung 
  • 2. Spalte Arbeitsmittel und Unterlagen
  • 3. Spalte für Verantwortliche und Mitwirkende
• Strukturierung und Templatewahl in Q.wiki (Video)

6 Grundlagentipps

1. Ziel klar definieren:
   Überlege dir zuerst, wen du mit der Beschreibung erreichen möchtest. Sind es Experten oder Menschen, die neu im Thema sind? Ist der Prozess kompliziert oder eher simpel? Je nachdem, passe den Detailgrad der Beschreibung an.
2. Passenden Detailgrad wählen:
   Geh nur so tief ins Detail, wie nötig. Ein einfacher Ablauf braucht weniger Details, während ein fehleranfälliger Prozess mehr Informationen benötigt. Die Beschreibung sollte den Arbeitsalltag bereichern und nicht nur externen Anforderungen genügen.
3. Prozessorientiertes Wissensportal erstellen:
   Wenn du Q.wiki als Wissensportal nutzen willst, ist es wichtig, nicht nur zu sagen, was zu tun ist, sondern vor allem wie. Erkläre die Schritte klar, wie in einem Kochrezept, und verknüpfe die Schritte mit allen wichtigen Informationen und "Zutaten", die für die Durchführung des Prozesses notwendig sind (Dokumente, Links etc.).
4. Dezentral gestalten:
   Gib allen Mitarbeitenden im Unternehmen die Freiheit, Informationen und neue Erkenntnisse hinzuzufügen. So wird die Dokumentation lebendig und passt sich den aktuellen Gegebenheiten und Bedürfnissen schnell an.
5. Flexibel anpassen:
   Halte die Beschreibung flexibel, damit sie sich an neue Anforderungen anpassen lässt. Eine starre Beschreibung kann schnell unbrauchbar werden. Stichpunkte sind einfacher zu ergänzen, als langatmige und grammatikalisch aufwendige Fließtexte.
6. Warum-Frage eher vernachlässigen:
   Die Frage "Warum ist es zu tun?" ist oft nicht so wichtig. Sie spielt meist nur bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden eine Rolle. Viel wichtiger: Wie geht das? Formuliere aktiv. Schreibe "Mitarbeiter schulen" und nicht "Durchführung Mitarbeiterschulung". Das vermittelt das Ziel eines Prozessschrittes eindeutig und verhindert so Missverständnisse.

Das Wichtigste in Kürze:
Eine gute Prozessbeschreibung dokumentiert die Regelfälle. Ist klar, relevant und passt sich den aktuellen Geschehnissen im Unternehmen an.

	Stichpunkte, kein Fließtext!
	Was tue ich? - Aktive Formulierung in 3-5 Wörtern.
	Wie tue ich es? – So viele Details wie nötig, bei so wenig Details wie möglich.
	Unterlagen und Systeme verlinken.
	Verantwortlich kann immer nur eine Rolle sein.
	Prozessorientiert gestalten.

Wann benutze ich die Q.wiki-Vorlage "Prozessbeschreibung" wann nehme ich "Arbeitsanweisung"?

Prozessbeschreibungen im Q.wiki				Arbeitsanweisungen im Q.wiki
Übergreifender Ablauf mit einem mittleren Detaillierungsgrad in den einzelnen Teilprozessschritten (Detailinfos).				Eng gefasster Ablauf mit hohem Detaillierungsgrad in den einzelnen Arbeitsschritten (Schritt für Schritt / Klick für Klick-Anweisung).
Wechselnde Verantwortlichkeiten häufig vorkommend, aber nicht zwangsweise.				Von einer Person durchzuführen und keine  wechselnden Verantwortlichkeiten.
Zeitlich nicht zwingend zusammenhängende Tätigkeit über einen langen Zeitraum.				Zeitlich zusammenhängende Tätigkeit über  begrenzten Zeitraum.

Wie schreibe ich ein Kochrezept in Q.wiki?

In Tabellenform mit dem Template (Vorlage) "Prozessbeschreibung"

1. Spalte zur Beschreibung 

Verlinkung des vor- bzw. nachgelagerten Prozesses als ersten und letzten Tabellenpunkt Detaillierung der Teilprozessschritte stichpunktartig modelliert  angereichert mit Erfahrungswerten der Mitarbeitenden Abweichungen vom Ist-Prozess und spontane Verbesserungsvorschläge kommentieren, oder als Änderungsvorschlag direkt einbringen.

2. Spalte Arbeitsmittel und Unterlagen

Symbole nutzen Input:     < (das Pfeilchen geht "in den Prozessschritt rein") Output:  > (das Pfeilchen geht "aus dem Prozessschritt raus") Notwendige Unterlagen im Q.wiki hochladen E-Mail Vorlagen Vorlagen (z.B. Formulare in Word, Excel, PowerPoint etc.) Checklisten BEACHTE: Was darf nicht in Q.wiki? „Lebende“ Dokumente (Kundendokumente, ausgefüllte Vorlagen etc.). Diese gehören in einen Ordner in dein Dateiablagesystem (z.B. der Sharpoint-Ordner, in dem das Dokument zu finden ist, soll verlinkt werden).

3. Spalte für Verantwortliche und Mitwirkende

Eindeutig definierte Verantwortlichkeit in Form einer Rolle Keine Namen eintragen, sondern Rollenbeschreibung (z.B. Leiter Einkauf) Rollenkonzept erarbeiten --> Zentrale Pflege der Rolleninhaber möglich Weitere beteiligte Rollen unter „Mitwirkend“ eintragen  Vorteil: Schnittstellen werden sehr schnell sichtbar Optimierungen können erkannt werden Risiken können minimiert werden

Hier noch ein Video, das dir sicher weiterhilft. Hier geht es um die Strukturierung und Templatewahl und wie du Q.wiki grundsätzlich strukturieren solltest, um dein humanzentriertes Managementsystem nachhaltig aufzubauen und in Ordnung zu halten. 

Strukturierung und Templatewahl in Q.wiki (Video)

plate Prozessbeschreibung (3. Ebene)