Allgemeine Tipps zum Schreiben in Q.wiki

• Informationen stichpunktartig notieren, Fließtexte vermeiden.
• Kurzfassen, aber Details beschreiben.
• Erfahrungswerte einbringen.
• Formulare und Vorlagen auf den zugehörigen Seiten hochladen und verlinken.
• Prozessschritte aktiv formulieren; z.B. „Vorschlag ausarbeiten“, nicht „Ausarbeitung Vorschlag“.
• Dateien nur anhängen, wenn es sich dabei um Bilder, Vorlagen oder Dokumente handelt.
• Videos extern hosten und in Q.wiki verlinken.

Tipps zur Gestaltung einer Prozessbeschreibung

• Vorlage "Prozessbeschreibung" nutzen.
• Prozessschritte in einer Tabelle in aussagekräftigen Stichpunkten beschreiben (3-5 Worte).
• Prozessschritte mit Details, persönlichem Wissen und Hilfen zum besseren Verständnis stichpunktartig und mithilfe von Aufzählungszeichen erweitern.
• Prozessschritte so detailliert beschreiben, dass der Verantwortliche ihn reibungslos ausführen kann.
  • Gibt es Probleme bei einem Prozessschritt, diesen umgehend ergänzen.
• Sind zu einem Prozessschritt umfangreichere Hilfen notwendig, diese auf einer eigenen Seite beschreiben und mit dem entsprechenden Prozessschritt verlinken.
• Jedem Prozessschritt ist zwingend ein Verantwortlicher zuzuordnen. Die Informationen über mitwirkende und zu informierende Personen sind optional zu nennen.
  • Verantwortliche werden nur als Rolle benannt.
• Jeder Prozessschritt hat nur einen Verantwortlichen.
• Alle Unterlagen, die zur Ausführung des Prozessschrittes benötigt werden, in der Tabelle aufführen.
• Unterlagen, die bereits in Q.wiki vorhanden sind, verlinken. Unterlagen, die noch nicht in Q.wiki vorhanden sind, erst hochladen und dann verlinken.
• Vorgänger des aktuellen Prozesses in der ersten Zeile der Tabelle vermerken und verlinken.
• Nachfolger des aktuellen Prozesses in der letzten Zeile der Tabelle benennen und verlinken.
• Sind alle Prozessschritte in der Tabelle aufgeführt, den Prozess zur besseren Übersicht in einer Schwimmbahndarstellung visualisieren.
  • Jeder Verantwortliche eines Prozesses wird in einer Schwimmbahn aufgeführt.
  • Bei der Prozessvisualisierung die Prozessschritte ohne Zusatzinformationen aufführen.
  • Die Kästchen im Flowchart Tool lassen bewusst nur eine bestimmte Anzahl an Buchstaben zu, um kurze und prägnante Formulierungen zu erzwingen.
  • Gibt es vor- oder nachgelagerte Prozesse, diese als Prozessschritt visualisieren und verlinken.

Tipps zur Gestaltung einer Arbeitsanweisung

• Vorlage "Arbeitsanweisung" nutzen.
• Arbeitsschritte in einer Tabelle in aussagekräftigen Stichpunkten beschreiben  (3-5 Worte).
• Arbeitsschritte mit Details, persönlichem Wissen und Hilfen zum besseren Verständnis stichpunktartig und mithilfe von Aufzählungszeichen erweitern.
• Screenshots zur Verdeutlichung der Arbeitsschritte hinzufügen.
• Arbeitsschritte so detailliert beschreiben, dass der Verantwortlichen ihn reibungslos ausführen kann.
  • Gibt es Probleme bei einem Arbeitsschritt, diesen umgehend ergänzen.
• Sind zu einem Arbeitsschritt umfangreiche Hilfen notwendig, diese auf einer eigenen Seite beschreiben und mit dem entsprechenden Arbeitsschritt verlinken.
• Alle Unterlagen, die zur Ausführung des Arbeitsschritts benötigt werden, in der Tabelle aufführen.
• Unterlagen, die bereits im Q.wiki vorhanden sind, verlinken. Unterlagen, die noch nicht in Q.wiki vorhanden sind, erst hochladen und dann verlinken.