Allgemeine Tipps zum Schreiben in Q.wiki

  • Informationen stichpunktartig notieren, Fließtexte vermeiden.
  • Kurzfassen, aber Details beschreiben.
  • Erfahrungswerte einbringen.
  • Formulare und Vorlagen auf den zugehörigen Seiten hochladen und verlinken.
  • Prozessschritte aktiv formulieren; z.B. „Vorschlag ausarbeiten“, nicht „Ausarbeitung Vorschlag“.
  • Dateien nur anhängen, wenn es sich dabei um Bilder, Vorlagen oder Dokumente handelt.
  • Videos extern hosten und in Q.wiki verlinken.


Tipps zur Gestaltung einer Prozessbeschreibung

  • Vorlage "Prozessbeschreibung" nutzen.
  • Prozessschritte in einer Tabelle in aussagekräftigen Stichpunkten beschreiben (3-5 Worte).
  • Prozessschritte mit Details, persönlichem Wissen und Hilfen zum besseren Verständnis stichpunktartig und mithilfe von Aufzählungszeichen erweitern.
  • Prozessschritte so detailliert beschreiben, dass der Verantwortliche ihn reibungslos ausführen kann.
    • Gibt es Probleme bei einem Prozessschritt, diesen umgehend ergänzen.
  • Sind zu einem Prozessschritt umfangreichere Hilfen notwendig, diese auf einer eigenen Seite beschreiben und mit dem entsprechenden Prozessschritt verlinken.
  • Jedem Prozessschritt ist zwingend ein Verantwortlicher zuzuordnen. Die Informationen über mitwirkende und zu informierende Personen sind optional zu nennen.
    • Verantwortliche werden nur als Rolle benannt.
  • Jeder Prozessschritt hat nur einen Verantwortlichen.
  • Alle Unterlagen, die zur Ausführung des Prozessschrittes benötigt werden, in der Tabelle aufführen.
  • Unterlagen, die bereits in Q.wiki vorhanden sind, verlinken. Unterlagen, die noch nicht in Q.wiki vorhanden sind, erst hochladen und dann verlinken.
  • Vorgänger des aktuellen Prozesses in der ersten Zeile der Tabelle vermerken und verlinken.
  • Nachfolger des aktuellen Prozesses in der letzten Zeile der Tabelle benennen und verlinken.
  • Sind alle Prozessschritte in der Tabelle aufgeführt, den Prozess zur besseren Übersicht in einer Schwimmbahndarstellung visualisieren.
    • Jeder Verantwortliche eines Prozesses wird in einer Schwimmbahn aufgeführt.
    • Bei der Prozessvisualisierung die Prozessschritte ohne Zusatzinformationen aufführen.
    • Die Kästchen im Flowchart Tool lassen bewusst nur eine bestimmte Anzahl an Buchstaben zu, um kurze und prägnante Formulierungen zu erzwingen.
    • Gibt es vor- oder nachgelagerte Prozesse, diese als Prozessschritt visualisieren und verlinken.


Tipps zur Gestaltung einer Arbeitsanweisung

  • Vorlage "Arbeitsanweisung" nutzen.
  • Arbeitsschritte in einer Tabelle in aussagekräftigen Stichpunkten beschreiben  (3-5 Worte).
  • Arbeitsschritte mit Details, persönlichem Wissen und Hilfen zum besseren Verständnis stichpunktartig und mithilfe von Aufzählungszeichen erweitern.
  • Screenshots zur Verdeutlichung der Arbeitsschritte hinzufügen.
  • Arbeitsschritte so detailliert beschreiben, dass der Verantwortlichen ihn reibungslos ausführen kann.
    • Gibt es Probleme bei einem Arbeitsschritt, diesen umgehend ergänzen.
  • Sind zu einem Arbeitsschritt umfangreiche Hilfen notwendig, diese auf einer eigenen Seite beschreiben und mit dem entsprechenden Arbeitsschritt verlinken.
  • Alle Unterlagen, die zur Ausführung des Arbeitsschritts benötigt werden, in der Tabelle aufführen.
  • Unterlagen, die bereits im Q.wiki vorhanden sind, verlinken. Unterlagen, die noch nicht in Q.wiki vorhanden sind, erst hochladen und dann verlinken.