INHALTSVERZEICHNIS

• Videoerklärung
• Grundfunktion
• Rollendashboard
• Rollenverknüpfungen
• Rollen-Widget
• Rechtemanagement
• Theoretischer Hintergrund

Videoerklärung

Unterstützend zur schriftlichen Dokumentation stellen wir Ihnen im folgendem Video das vollständige Rollenmanagement inkl. Migration der Inhalte detailliert vor:

Grundfunktion

In jeder Prozessbeschreibung tragen Sie in der Spalte "Verantwortlich" eine Rolle aus Ihrer Organisation ein. Diese Rollen, wie Leiter Vertrieb oder Mitarbeiter Produktion, können Sie zentral im Q.wiki hinterlegen und anschließend bei der Prozessmodellierung dezentral nutzen. 

Rollendashboard

Das neue Rollendashboard ist einfach über die linke Navigation erreichbar. Hier haben Sie eine erste Übersicht über die verfügbaren Ebenen und passende Rollen.

Im oberen Bereich können Sie Ihre Ergebnisse über drei Filter eingrenzen:

1. Wählen Sie zwischen standortübergreifenden und standortspezifischen Rollen, diese Funktion stellt Ihnen bei Multisite-Systemen die verschiedenen eingerichteten Standorte zur Verfügung. 

2. Suchen Sie nach dem Titel einer Rolle.

3. Wählen Sie aus, ob sie alle Rollen, nur die aktiven oder nur die archivierten sehen möchten.

Im unteren Bereich der Seite finden Sie die Informationen über Ebenen, Rollen und deren Details.

Übersicht über die Funktionen der einzelnen Spalten: 

• Die linke Spalte (1): gliedert die Rollen in verschiedene Ebenen. Dabei werden jene Rollenebenen ausgeblendet, welchen keine spezifischen Rollen zugeteilt wurden. So werden Ebenen nur dann angezeigt, wenn Sie diese auch verwenden. 
• Die mittlere Spalte (2): zeigt die aktuellen Rollen in der gewählten Ebene
• Die rechte Spalte (3): zeigt Detailinformationen zu einer Rolle.

Um eine neue Rolle anzulegen, klicken Sie oben rechts auf "Rolle hinzufügen". Beim Hinzufügen einer neuen Rolle kann sofort die Ebene, sowie der Standort ausgewählt werden. Der Standardwert wird aus der Ebene und dem Standort in der Sie sich aktuell befinden geschlussfolgert. 

Über die verschiedenen Felder können Sie die Rolle definieren. Über das Feld "Ebene" können Sie eine hierarchische Einordnung in Ihrem Unternehmen vornehmen. Es wird empfohlen, die Rollen entsprechend der Hierarchieebene zuzuordnen und Stabsstellen als übergreifend zu definieren. 

Rollenverknüpfungen

a) Verknüpfung von Inhalten zu Rollen

In der dritten Spalte des Rollendashboards kann eingesehen werden, in welchen Inhalten die ausgewählte Rolle genutzt wird.

b) Verknüpfung von Rollen zu Personen und von Rolle zu Inhalten

In den Nutzerprofilen kann für jeden Nutzer eingesehen werden, welche Rollen dieser Nutzer inne hat. Zusätzlich können über die beiden Button hinter der Rollenbezeichnung die Rollendetails und die zugeordneten Inhalte der Rolle angezeigt werden.

Rollen-Widget

Im Editor der Wiki-Seiten gibt es ein Rollen-Widget. Im Bearbeitungsmodus kann nun direkt aus einer Liste die passende Rolle ausgewählt werden.

Wählen Sie dann im ersten Auswahlfeld den entsprechenden Standort und im zweiten die entsprechende Rolle aus. 

Sie finden das neue Widget sowohl im Bearbeitungsmodus als auch im Ansichtsmodus von Prozessen. Im Ansichtsmodus bietet es Ihnen ein Pop-Up mit weiteren Informationen zur Rolle und einem direkten Link zu den Rollendetails im Dashboard.

Rechtemanagement

Sie benötigen Key User Rechte um die folgenden Schritte durchzuführen.

Sollte eine Einschränkung der Bearbeitung notwendig sein, kann dies über die Gruppenverwaltung über die "RoleManagementGroup" erfolgen. Solange keine Nutzer:innen dieser Gruppe hinzugefügt wurden, ist das Anlegen und Bearbeiten von Rollen für alle möglich. 

Theoretischer Hintergrund

Sie interessieren sich für das Thema Rollenmanagement über die technische Umsetzung in Q.wiki hinaus?

Unser Kollege Sven Schneider aus unserem Beratungsteam, hat dazu einige interessante Punkte zusammengestellt. Seine Artikel finden Sie, neben vielen anderen interessanten Themen, bei den Modell Aachen Insight.

Modell Aachen Insights:

• Welche Rollen es im Prozessmanagement gibt und warum sie so wichtig sind
• Wie man Rollen prozessorientiert beschreibt und warum das so wichtig ist