Du stehst vor einer leeren Seite in Q.wiki und fragst dich: Welche Vorlage passt hier eigentlich? Dieser Artikel hilft dir, die richtige Wahl zu treffen – schnell und ohne Grübeln.
Die drei Vorlagen im Überblick
Prozessübersicht
Der Wegweiser – zeigt das große Bild
Die Prozessübersicht ist dein Einstiegspunkt. Sie zeigt, wie mehrere Prozesse oder Teilprozesse zusammenhängen – ohne in die Details zu gehen.
Wann nutze ich diese Vorlage?
- Du möchtest einen ganzen Prozessbereich (z. B. „Produkt produzieren") auf einen Blick darstellen.
- Neue Mitarbeitende sollen verstehen, welche Prozesse es überhaupt gibt.
- Du willst verlinken – von hier geht es dann tiefer in die Einzelprozesse.
Prozessbeschreibung
Der Ablauf – erklärt wie etwas funktioniert
Hier beschreibst du, wie ein Prozess abläuft – Schritt für Schritt, mit Rollen, Zuständigkeiten, Schnittstellen und was du zu den Schritten benötigst (Links, Formulare etc.). Diese Vorlage erklärt das Was und das Wer, aber noch nicht das genaue Wie jedes einzelnen Handgriffs.
Wann nutze ich diese Vorlage?
- Ein Prozess soll offiziell dokumentiert werden (z. B. „Wie läuft unsere Reklamationsbearbeitung ab?").
- Es gibt mehrere Beteiligte oder Abteilungen, die zusammenarbeiten, ich möchte die Schnittstellen sehen.
- Der zu dokumentierende Ablauf geht über einen längeren Zeitraum.
Arbeitsanweisung
Die Anleitung – zeigt genau wie es geht
Die Arbeitsanweisung geht ins Detail. Sie richtet sich an eine Person, die genau wissen muss, was sie in welcher Reihenfolge zu tun hat – konkret, präzise, umsetzbar. Kein Spielraum für Interpretation.
Wann nutze ich diese Vorlage?
- Eine Tätigkeit soll immer auf die gleiche Weise ausgeführt werden (z. B. Maschineneinrichtung, Buchungsvorgang).
- Es gibt Sicherheits- oder Qualitätsanforderungen, bei denen kein Schritt fehlen darf.
- Die Zielgruppe sind die Ausführenden.
Schnellentscheid – welche Vorlage passt?
| Ich möchte … | Vorlage |
|---|---|
| … zeigen, welche Prozesse es in einem Bereich gibt | Prozessübersicht |
| … erklären, wie ein Prozess abläuft und wer beteiligt ist | Prozessbeschreibung |
| … genau beschreiben, wie eine Aufgabe ausgeführt wird | Arbeitsanweisung |
| … Neuen zeigen, wo sie anfangen sollen | Prozessübersicht |
| … Auditoren einen Prozess nachweisen | Prozessbeschreibung |
| … sicherstellen, dass nichts vergessen wird | Arbeitsanweisung |
So spielen die Vorlagen zusammen
In einer gut strukturierten Q.wiki-Dokumentation greifen alle drei Vorlagen ineinander: Die Übersicht zeigt das Gesamtbild, die Prozessbeschreibung erklärt den Ablauf, und die Arbeitsanweisung liefert das konkrete Handwerkszeug. Du brauchst nicht immer alle drei – aber wenn du merkst, dass eine Seite zu viel auf einmal erklärt, ist das oft ein Zeichen, dass sie aufgeteilt werden sollte. Das würde bedeuten, dass du innerhalb der Prozessbeschreibung auf die Arbeitsanweisung verlinkst.
 ProzessübersichtDas Bild | → |  ProzessbeschreibungDer Ablauf | → |  ArbeitsanweisungDer Handgriff |
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