Projekt Kick-Off durchführen

Überblick

Das Projekt Kick-Off ist deine Chance, alle Mitarbeitenden abzuholen und für die Q.wiki-Einführung zu begeistern. Ein gut durchdachtes Kick-Off ist ein kritischer Erfolgsfaktor für das gesamte Projekt.

Vorbereitung

Termin und Einladungen

Lege einen passenden Termin fest und bereite die Einladungen vor.

Zeit für die Teamvorbereitung planen

Plane 2–3 Stunden mit deinem Projektteam zur Vorbereitung ein.

Agenda erstellen

Erstelle eine klare Agenda für das Kick-Off.

Unterstützer und Redner gewinnen

Identifiziere Key Supporter – idealerweise die Geschäftsführung oder das Steuerungskomitee. Diese sollten die Ziele der Q.wiki-Einführung vorstellen. Falls das nicht möglich ist, kann auch dein Projektteam oder die Projektleitung diese Rolle übernehmen.

Ziele aus dem Zielworkshop aufbereiten

Bereite die Ziele für die Q.wiki-Einführung so auf, dass auch Teilnehmende ohne Zielworkshop-Hintergrund sie verstehen:

• Beantworte die Frage: „Warum führen wir eine neue Software ein?"
• Stelle einen Bezug zur Unternehmensstrategie und den Werten deines Unternehmens her, wenn möglich
• Achte auf Verständlichkeit – verwende keine internen Fachbegriffe ohne Erklärung

Feedback-Mechanismus vorbereiten

Bereite eine Möglichkeit für Feedback vor, die du am Ende des Kick-Offs einsetzen kannst (z. B. Mentimeter oder Microsoft Forms).

Weitere Meilensteine festlegen

Definiere die weitere Agenda und Zieltermine wie beispielsweise den Go-live-Termin.

Ziele des Kick-Offs

Dein Kick-Off soll den Mitarbeitenden vermitteln:

• Was ist geplant?
• Warum wird dieses Veränderungsprojekt durchgeführt? (Notwendigkeit hervorheben)
• Wer ist verantwortlich und wer wird wann betroffen?
• Wer hat welchen Nutzen?
• Welche Meilensteine werden wir erreichen und wann? (z. B. „Deinen Zugang zu Q.wiki erhältst du am…") – Fokus auf: „Was dich betrifft / Wo du aktiv werden musst"

Durchführung

Notwendigkeit der Q.wiki-Einführung vorstellen

Beginne damit, warum eine neue Software notwendig ist und welche konkrete Relevanz das für Führungskräfte und Mitarbeitende hat.

Zielsetzung kommunizieren

Lasse die Geschäftsführung die Zielsetzung auf Basis des Zielbildes kommunizieren.

Philosophie und Q.wiki vorstellen

Erkläre die Philosophie von interaktiven Managementsystemen und stelle Q.wiki vor:

• Struktur und Prozesslandschaft zeigen
• Änderungsmechanismus und Freigabeworkflow erklären (verdeutliche, wie die dezentrale Prozessverbesserung technisch ermöglicht wird)

Live-System zeigen

Präsentiere das Live-System:

• Zeige die Prozesslandkarte, einen Beispielprozess und die verlinkte Arbeitsanweisung
• Hebe die Vorteile und den Nutzen hervor

Projekt-Roadmap präsentieren

Stelle die Projekt-Roadmap vor und markiere den aktuellen Stand. Betone, was wen betrifft und wann Schulungstermineinladungen folgen:

„Die Schulungen führen wir in großen Runden durch. Die Termineinladungen folgen im Nachgang an das Kick-Off."

Feedback aufnehmen

Hole erste Reaktionen ein. Ein bewährter Trick: Frag zunächst eine angesehene Führungskraft nach positivem Feedback (sprich dich vorher mit deinen Unterstützern ab), um positive Dynamik zu erzeugen.

• Biete auch anonymes Feedback an (z. B. Google Forms oder Mentimeter)
• Kommuniziere klar: Viele Fragen kommen erst später – teile mit, bei wem sich die Leute melden sollen

Nachbereitung

Nachbesprechung mit dem Projektteam

Führe eine Nachbesprechung mit deinem Projektteam durch.

Abwesende Führungskräfte informieren

Informiere abwesende Führungskräfte per E-Mail über die wichtigsten Inhalte des Kick-Offs.

Prozessworkshops und Schulungen terminieren

Plane die nächsten Schritte:

• Beachte die Chronologie der Auftragsabwicklung: Starten in den Kernprozessen, folge der Prozesslandkarte von links nach rechts (Start bei „Kunden gewinnen", Ende bei „Produkt versenden")
• Lade die Beteiligten zu den Prozessworkshops ein (maximal 5 Personen pro Workshop)