Projekt Kick-Off durchführen

Geändert am Mon, 21 Nov 2022 um 04:22 PM

Impulse setzen und Mitarbeitende abholen

Kick-Off vorbereiten und planen:

  • Passenden Termin festlegen und Einladungen vorbereiten
  • Zeit zur Vorbereitung mit dem Projektteam planen (2-3h)
    • Hinweis: Das Kick-Off ist ein kritischer Erfolgsfaktor für ein Projekt
  • Agenda Kick-Off erstellen
  • Kick-Off Unterstützer herausfinden
    • Geschäftsführung oder Steuerungskomitee mit einbinden
  • Ziele für die Q.wiki  Einführung aus dem Zielworkshop aufbereiten
    • "Warum eine neue Software einführen?" besprechen 
    • Wenn möglich Bezug zu Unternehmensstrategie und Werten herstellen
    • Auf Verständlichkeit für nicht-Teilnehmer des Zielworkshops achten
  • Absprache über Redner treffen
    • Ziele möglichst von der Geschäftsführung vorstellen lassen
      • Plan B: Projektteam/Projektleiter:in
  • ggf. Feedbackmöglichkeit vorbereiten und an das Ende des Kick-Offs stellen (z.B. Mentimeter oder MS Forms)
  • Weitere Agenda / Zieltermine (bspw. Go-live) festlegen 

Ziel des Kick-Offs ist es, Mitarbeitenden folgendes zu vermitteln:

  • Was ist geplant?
  • Warum wird das Veränderungsprojekt durchgeführt?
    • Notwendigkeit hervorheben
  • Wer ist verantwortlich und wer wird wann "betroffen" sein?
  • Wer hat welchen Nutzen?
  • Welche Meilensteine werden wir wann erreichen?
    • z. B. Ihren Zugang zu Q.wiki erhalten sie...
    • Fokus auf: "Was Sie davon betrifft / Wo Sie aktiv werden müssen ist..."

Kick-Off durchführen

  • Vorstellung der Notwendigkeit der Einführung von Q.wiki
    • Warum eine neue Software?
    • Konkrete Relevanz für Führungskräfte/Mitarbeiter
  • Kommunikation und Abstimmung der Zielsetzung durch GF auf Basis des Zielbildes
  • Vorstellung der Philosophie von interaktiven Managementsystemen und der Lösung Q.wiki
    • Q.wiki vorstellen
      • Struktur und Prozesslandschaft vorstellen
      • Änderungsmechanismus: Prozess und Freigabe vorstellen (Technik, die die Philosophie der dezentralen Prozessverbesserung ermöglicht)
  • Vorstellung des Live-Systems
    • Prozesslandkarte, Beispielprozess und die verlinkte Arbeitsanweisung zeigen
    • Vorteile und Nutzen hervorheben
  • Projekt-Roadmap vorstellen  (aktuellen Stand markieren)
    • Betonen, was wen betrifft, wann Termineinladungen kommen für welche Teilnehmerkreise
      • "Die Schulungen führen wir in großen Runden durch. Die Termineinladungen folgen im Nachgang an das Kick-Off."
  • Erste Reaktionen aufnehmen
    • am besten positives Feedback von angesehener Führungskraft zuerst erfragen, damit sich positiver Schwung aufbaut (im Vorfeld schon mit Fürsprechern abstimmen)
    • ggf. Möglichkeit für anonymes Feedback schaffen (z.B. Google Forms oder Menti)
    • Viele Fragen werden erst im Nachgang kommen -> bei wem sollen sich die Leute melden?

 

Projekt-Kickoff nachbereiten

  • Nachbesprechung mit Projektteam
  • ggf. abwesende Führungskräfte per E-Mail informieren 
  • Prozessworkshops und Anwenderschulungen terminieren
    • Best Practice: Chronologie der Auftragsabwicklung beachten, in den Kernprozessen starten (auf der Prozesslandkarte von links nach rechts vorgehen. Start bei "Kunden gewinnen" am Schluss "Produkt versenden")
  • Beteiligte zu Prozessworkshops einladen (max. 5 Personen)

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