Impulse setzen und Mitarbeitende abholen

Kick-Off vorbereiten und planen:

• Passenden Termin festlegen und Einladungen vorbereiten
• Zeit zur Vorbereitung mit dem Projektteam planen (2-3h)
  • Hinweis: Das Kick-Off ist ein kritischer Erfolgsfaktor für ein Projekt
• Agenda Kick-Off erstellen
• Kick-Off Unterstützer herausfinden
  • Geschäftsführung oder Steuerungskomitee mit einbinden
• Ziele für die Q.wiki  Einführung aus dem Zielworkshop aufbereiten
  • "Warum eine neue Software einführen?" besprechen 
  • Wenn möglich Bezug zu Unternehmensstrategie und Werten herstellen
  • Auf Verständlichkeit für nicht-Teilnehmer des Zielworkshops achten
• Absprache über Redner treffen
  • Ziele möglichst von der Geschäftsführung vorstellen lassen
    • Plan B: Projektteam/Projektleiter:in
• ggf. Feedbackmöglichkeit vorbereiten und an das Ende des Kick-Offs stellen (z.B. Mentimeter oder MS Forms)
• Weitere Agenda / Zieltermine (bspw. Go-live) festlegen 

Ziel des Kick-Offs ist es, Mitarbeitenden folgendes zu vermitteln:

• Was ist geplant?
• Warum wird das Veränderungsprojekt durchgeführt?
  • Notwendigkeit hervorheben
• Wer ist verantwortlich und wer wird wann "betroffen" sein?
• Wer hat welchen Nutzen?
• Welche Meilensteine werden wir wann erreichen?
  • z. B. Deinen Zugang zu Q.wiki erhältst du...
  • Fokus auf: "Was dich betrifft / Wo du aktiv werden musst ist ..."

Kick-Off durchführen

• Vorstellung der Notwendigkeit der Einführung von Q.wiki
  • Warum eine neue Software?
  • Konkrete Relevanz für Führungskräfte/Mitarbeiter
• Kommunikation und Abstimmung der Zielsetzung durch GF auf Basis des Zielbildes
• Vorstellung der Philosophie von interaktiven Managementsystemen und der Lösung Q.wiki
  • Q.wiki vorstellen
    • Struktur und Prozesslandschaft vorstellen
    • Änderungsmechanismus: Prozess und Freigabe vorstellen (Technik, die die Philosophie der dezentralen Prozessverbesserung ermöglicht)
• Vorstellung des Live-Systems
  • Prozesslandkarte, Beispielprozess und die verlinkte Arbeitsanweisung zeigen
  • Vorteile und Nutzen hervorheben
• Projekt-Roadmap vorstellen  (aktuellen Stand markieren)
  • Betonen, was wen betrifft, wann Termineinladungen kommen für welche Teilnehmerkreise
    • "Die Schulungen führen wir in großen Runden durch. Die Termineinladungen folgen im Nachgang an das Kick-Off."
• Erste Reaktionen aufnehmen
  • am besten positives Feedback von angesehener Führungskraft zuerst erfragen, damit sich positiver Schwung aufbaut (im Vorfeld schon mit Fürsprechern abstimmen)
  • ggf. Möglichkeit für anonymes Feedback schaffen (z.B. Google Forms oder Menti)
  • Viele Fragen werden erst im Nachgang kommen -> bei wem sollen sich die Leute melden?

Projekt-Kickoff nachbereiten

• Nachbesprechung mit Projektteam
• ggf. abwesende Führungskräfte per E-Mail informieren 
• Prozessworkshops und Anwenderschulungen terminieren
  • Best Practice: Chronologie der Auftragsabwicklung beachten, in den Kernprozessen starten (auf der Prozesslandkarte von links nach rechts vorgehen. Start bei "Kunden gewinnen" am Schluss "Produkt versenden")
• Beteiligte zu Prozessworkshops einladen (max. 5 Personen)