Freigabeworkflow konfigurieren (alter Workflow)

Geändert am Do, 2 Apr um 4:13 NACHMITTAGS

Den Freigabeprozess anzupassen ist ein tiefer Eingriff in das Managementsystem und sollte mit Bedacht durchgeführt werden. Der standardisierte Freigabeprozess von Q.wiki beruht auf den Erfahrungen hunderter Projekte und hat sich vielfach bewährt: Die zweistufige Freigabe ermöglicht schnelle Änderungen bei gleichzeitiger Kontrolle der Inhalte. Damit werden sowohl die Normanforderungen als auch die Anforderungen an ein agiles Managementsystem erfüllt.

Empfohlene Freigabeprozesse

Wir empfehlen dir, zwischen den folgenden Freigabeprozessen zu wählen:

Kein Freigabeworkflow
Einstufiger Freigabeworkflow
Zweistufiger Freigabeworkflow

Wichtig: Eine Erweiterung um eine Freigabestufe führt erfahrungsgemäß zu einer signifikanten Verzögerung der Freigabe bis hin zur vollständigen Lähmung des Managementsystems. Eine Anpassung über die oben genannten Empfehlungen hinaus ist nur in Zusammenarbeit mit der Beratung möglich. Die inhaltliche sowie technische Komplexität macht ein Kurzprojekt notwendig. Du kannst hier einen Termin für ein Beratungsgespräch buchen.

Vor- und Nachteile von mehr als zwei Freigabestufen

Vorteil	Nachteil
Jede Fachabteilung ist sich sicher, dass der freigegebene Stand den bereichsspezifischen Anforderungen entspricht.	Inhaltsseiten befinden sich deutlich länger in der Freigabe und sind für die Bearbeitung durch andere Nutzer gesperrt. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter im Änderungsvorschlag arbeiten und den Start des Freigabeprozesses meiden – statt schnelle Änderungen zum Zeitpunkt der Entdeckung einzubringen.
Es wird der bestmögliche Grad an Konformität mit spezifischen Anforderungen sichergestellt.	Wenn eine spätere Freigabestufe die Änderungen ablehnt, müssen alle Stufen erneut von der ersten durchlaufen werden. Das ist eine noch längere und aufwendigere Prozedur.
–	Die Lesebestätigung deckt den Fall ab, dass Personen über Änderungen informiert werden und die Möglichkeit zum Einwand haben – zusätzliche Freigabestufen sind dafür nicht nötig. Hinweis: Vorherige Versionen sind jederzeit aus der Historie wiederherstellbar.
–	Das Ziel eines Managementsystems sind motivierte Nutzer, die ihre Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag einbringen. Langwierige Freigabeprozesse führen zu schlechten Erfahrungen und demotivieren.

Mögliche Anpassungen

Folgende Anpassungen können am Freigabeprozess vorgenommen werden:

Weitere Freigabestufen hinzufügen
Weitere Transitionen zwischen den Freigabestufen hinzufügen
Mehr oder weniger Benachrichtigungen an Nutzer senden
Bearbeitungsrechte während des Freigabeprozesses anpassen
Warnungen oder Hinweise beim Auslösen einer Transition hinzufügen

Übersicht der Freigabestufen und Transitionen im Approval Workflow