Funktion des Freigabeworkflow

Im Folgenden wird die Funktionsweise des Standardfreigabeprozesses (zweistufig) beschrieben. Der Freigabeworkflow ist konfigurierbar. Infos dazu im Artikel Freigabeworkflow konfigurieren.

Schema des zweistufigen Freigabeworkflows:

Funktionsweise in Q.wiki

1. Mit Änderung vorschlagen wird ein Änderungsvorschlag der freigegebenen Seite erzeugt.
   • Jeder Nutzer mit Bearbeitungsrechten kann einen Änderungsvorschlag einbringen bzw. bearbeiten.
   • Es gibt immer nur einen Änderungsvorschlag pro Seite, an dem sich mehrere Personen zeitversetzt beteiligen können.
   • Sobald um Freigabe gebeten wurde, ist der Änderungsvorschlag zur Bearbeitung gesperrt.
   • Jeder Änderungsvorschlag muss den Freigabeprozess durchlaufen, damit die Änderungen in den freigegebenen Stand übernommen werden.
   • Anschließend kann ein neuer Änderungsvorschlag angelegt werden.
   • Im zweistufigen Freigabeworkflow wird
     • die inhaltliche Freigabe durch den Seitenverantwortlichen durchgeführt,
     • die formale Freigabe durch die QM-Abteilung durchgeführt.
2. Freigabeworkflow starten
   • Änderungsvorschlag speichern.
   • Der Freigabeworkflow befindet sich am Ende der Seite.
   • Die Änderungen können mit Vergleich mit freigegebenem Stand vergleichen geprüft werden.
   • Um Freigabe bitten und Status ändern auswählen oder
   • Änderungsvorschlag verwerfen und Status ändern auswählen. Daraus folgt:
     • Der Änderungsvorschlag wird verworfen.
     • Ein neuer Änderungsvorschlag kann angelegt werden.
3. Wenn um Freigabe gebeten wurde, erhält der Seitenverantwortliche automatisch eine Nachricht (per Email und/oder auf seiner persönlichen Seite) mit der Bitte um inhaltliche Freigabe.
   • Die Änderungen können mit Vergleich mit freigegebenem Stand vergleichen geprüft werden.
   • Der Seitenverantwortliche kann auf drei Wegen auf den Änderungsvorschlag reagieren:
     • Inhaltlich freigeben: die nächsthöhere Instanz, z.B. die QM-Abteilung, wird um Freigabe gebeten.
     • Um weitere Überarbeitung bitten: der letzte Autor wird benachrichtigt und der Änderungsvorschlag für eine weitere Bearbeitung freigegeben.
     • Änderungsvorschlag verwerfen: Der freigegebene Stand bleibt in der alten Version erhalten, der Änderungsvorschlag wird gelöscht.
4. Nach der inhaltlichen Freigabe erhält die QM-Abteilung automatisch eine Nachricht mit der Bitte um formale Freigabe.
   • Die Änderungen können mit Vergleich mit freigegebenem Stand vergleichen geprüft werden.
   • Der QM-Verantwortliche kann auf drei Wegen auf den Änderungsvorschlag reagieren:
     • Änderungsvorschlag formal freigeben: Der Änderungsvorschlag wird zum neuen freigegebenen Stand und ein neuer Änderungsvorschlag kann angelegt werden.
     • Um weitere Überarbeitung bitten: Der letzte Autor wird benachrichtigt und der Änderungsvorschlag für eine weitere Bearbeitung freigegeben.
     • Änderungsvorschlag verwerfen: Der freigegebene Stand bleibt in der alten Version erhalten, der Änderungsvorschlag wird gelöscht.
5. Nach der formalen Freigabe gibt es einen neuen freigegebenen Stand:
   • Die Versionsnummer wird um eins hochgezählt.
   • Ein neuer Änderungsvorschlag kann angelegt werden.