Funktion des Freigabeworkflow

Geändert am Tue, 22 Nov 2022 um 09:43 AM

Im Folgenden wird die Funktionsweise des Standardfreigabeprozesses (zweistufig) beschrieben. Der Freigabeworkflow ist konfigurierbar. Infos dazu im Artikel Freigabeworkflow konfigurieren.


Schema des zweistufigen Freigabeworkflows:


Funktionsweise in Q.wiki

  1. Mit Änderung vorschlagen wird ein Änderungsvorschlag der freigegebenen Seite erzeugt.
    • Jeder Nutzer mit Bearbeitungsrechten kann einen Änderungsvorschlag einbringen bzw. bearbeiten.
    • Es gibt immer nur einen Änderungsvorschlag pro Seite, an dem sich mehrere Personen zeitversetzt beteiligen können.
    • Sobald um Freigabe gebeten wurde, ist der Änderungsvorschlag zur Bearbeitung gesperrt.
    • Jeder Änderungsvorschlag muss den Freigabeprozess durchlaufen, damit die Änderungen in den freigegebenen Stand übernommen werden.
    • Anschließend kann ein neuer Änderungsvorschlag angelegt werden.
    • Im zweistufigen Freigabeworkflow wird
      • die inhaltliche Freigabe durch den Seitenverantwortlichen durchgeführt,
      • die formale Freigabe durch die QM-Abteilung durchgeführt.
  2. Freigabeworkflow starten
    • Änderungsvorschlag speichern.
    • Die Dokumentenlenkung befindet sich am Ende der Seite.
    • Die Änderungen können mit Vergleich mit freigegebenem Stand vergleichen geprüft werden.
    • Um Freigabe bitten und Status ändern auswählen oder
    • Änderungsvorschlag verwerfen und Status ändern auswählen. Daraus folgt:
      • Der Änderungsvorschlag wird verworfen.
      • Ein neuer Änderungsvorschlag kann angelegt werden.
  3. Wenn um Freigabe gebeten wurde, erhält der Seitenverantwortliche automatisch eine Nachricht (per Email und/oder auf seiner persönlichen Seite) mit der Bitte um inhaltliche Freigabe.
    • Die Änderungen können mit Vergleich mit freigegebenem Stand vergleichen geprüft werden.
    • Der Seitenverantwortliche kann auf drei Wegen auf den Änderungsvorschlag reagieren:
      • Inhaltlich freigeben: die nächsthöhere Instanz, z.B. die QM-Abteilung, wird um Freigabe gebeten.
      • Um weitere Überarbeitung bitten: der letzte Autor wird benachrichtigt und der Änderungsvorschlag für eine weitere Bearbeitung freigegeben.
      • Änderungsvorschlag verwerfen: Der freigegebene Stand bleibt in der alten Version erhalten, der Änderungsvorschlag wird gelöscht.
  4. Nach der inhaltlichen Freigabe erhält die QM-Abteilung automatisch eine Nachricht mit der Bitte um formale Freigabe.
    • Die Änderungen können mit Vergleich mit freigegebenem Stand vergleichen geprüft werden.
    • Der QM-Verantwortliche kann auf drei Wegen auf den Änderungsvorschlag reagieren:
      • Änderungsvorschlag formal freigeben: Der Änderungsvorschlag wird zum neuen freigegebenen Stand und ein neuer Änderungsvorschlag kann angelegt werden.
      • Um weitere Überarbeitung bitten: Der letzte Autor wird benachrichtigt und der Änderungsvorschlag für eine weitere Bearbeitung freigegeben.
      • Änderungsvorschlag verwerfen: Der freigegebene Stand bleibt in der alten Version erhalten, der Änderungsvorschlag wird gelöscht.
  5. Nach der formalen Freigabe gibt es einen neuen freigegebenen Stand:
    • Die Versionsnummer wird um eins hochgezählt.
    • Ein neuer Änderungsvorschlag kann angelegt werden.


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