Im Folgenden wird die Funktionsweise des Standardfreigabeprozesses (zweistufig) beschrieben. Die Konfiguration ermöglicht weitreichende Anpassungen an diesem Prozess. Diese Anpassungen werden vom Support der Modell Aachen durchgeführt.


  1. Mit Diskussion starten wird ein Diskussionsstand der freigegebenen Seite erzeugt.
    • Jeder Nutzer mit Bearbeitungsrechten kann eine Diskussion starten bzw. bearbeiten.
    • Es gibt immer nur eine Diskussion pro Seite, an der sich mehrere Personen zeitversetzt beteiligen können.
    • Sobald um Freigabe gebeten wurde, ist der Diskussionsstand zur Bearbeitung gesperrt.
    • Solange ein Diskussionsstand auf Freigabe wartet, kann keine neue Diskussion gestartet werden.
    • Jede Diskussion muss den Freigabeprozess durchlaufen, damit die Änderungen in den freigegebenen Stand übernommen werden.
    • Danach kann eine neue Diskussion gestartet werden.
    • Im zweistufigen Freigabeworkflow wird die
      • inhaltliche Freigabe durch den Seitenverantwortlichen durchgeführt.
      • formale Freigabe durch die QM-Abteilung durchgeführt.
  2. Freigabeworkflow starten
    • Diskussionsstand speichern.
    • Die Dokumentenlenkung befindet sich am Ende der Seite.
    • Die Änderungen können mit Vergleich mit freigegebenem Stand vergleichen geprüft werden.
    • Um Freigabe bitten und Status ändern auswählen oder
    • Diskussion verwerfen und Status ändern auswählen. Daraus folgt:
      • Der Diskussionsstand wird verworfen.
      • Eine neue Diskussion kann gestartet werden.
  3. Wenn um Freigabe gebeten wurde, erhält der Seitenverantwortliche automatisch eine Nachricht (per Email und/oder auf seiner persönlichen Seite) mit der Bitte um inhaltliche Freigabe.
    • Die Änderungen können auch hier mit Vergleich mit freigegebenem Stand vergleichen geprüft werden.
    • Der Seitenverantwortliche kann auf drei Wegen auf den Änderungsvorschlag reagieren:
      • Inhaltlich freigeben: die nächsthöhere Instanz, z.B. die QM-Abteilung, wird um Freigabe gebeten.
      • Um weitere Überarbeitung bitten: der letzte Autor wird benachrichtigt und der Diskussionsstand für eine weitere Bearbeitung freigegeben.
      • Diskussion verwerfen: Der freigegebene Stand bleibt in der alten Version erhalten, die Diskussion wird gelöscht.
  4. Nach der inhaltlichen Freigabe erhält die QM-Abteilung automatisch eine Nachricht mit der Bitte um formale Freigabe.
    • Die Änderungen können auch hier mit Vergleich mit freigegebenem Stand vergleichen geprüft werden.
    • Der QM-Verantwortliche kann auf drei Wegen auf den Änderungsvorschlag reagieren:
      • Diskussionsstand formal freigeben: Die Diskussion wird zum neuen freigegebenen Stand und eine neue Diskussion kann gestartet werden.
      • Um weitere Überarbeitung bitten: Der letzte Autor wird benachrichtigt und der Diskussionsstand für eine weitere Bearbeitung freigegeben.
      • Diskussion verwerfen: Der freigegebene Stand bleibt in der alten Version erhalten, die Diskussion wird gelöscht.
  5. Nach der formalen Freigabe gibt es einen neuen freigegebenen Stand:
    • Die Versionsnummer wird um eins hochgezählt.
    • Eine neue Diskussion kann gestartet werden.