Modul Generator: Status und Transitionen

Die Gestaltung des Workflows ist die zweite zentrale Komponente eines individuellen Moduls. Der Workflow definiert, welche Schritte ein Formular bzw. ein Modulelement durchlaufen muss. Neben dem reinen Prozess werden im Workflow die Bearbeitungsrechte eingeschränkt, und konfiguriert, bei welcher Transition Q.wiki eine Benachrichtigung versenden soll.

Wichtig für die erfolgreiche Pflege des Workflows ist ein Verständnis von Status und Transitionen und wie diese zusammenhängen:

• Ein Status ist der Zustand, in dem sich ein Element befindet. Beispiele hierfür sind Neu, In Prüfung, Zur Einsicht durch Mitarbeiter oder Freigegeben. Es wird empfohlen, ein Adjektiv oder eine Zustandsbeschreibung für die Bezeichnung des Status zu verwenden.
• Transitionen wiederum sind die Aktionen, die ein Nutzer ausführen kann, um ein Element von dem aktuellen Status in einen anderen Status zu überführen. Transitionen sollten möglichst aktiv, sprich als Verb formuliert sein. Beispiele sind Antrag einreichen, Anfrage bestätigen oder Kosten bewilligen.

Für einen Status ist neben der Bezeichnung relevant, welche Nutzer die Seite in diesem Status bearbeiten dürfen.

• In der Formulardefinition können Rechte für jeden Inhaltsblock weiter detailliert werden - siehe Rechte und Sichtbarkeiten.
• Ohne das im Status definierte Recht, die Seite bearbeiten zu dürfen, ist es dem Nutzer nur möglich, die Seite lesend zu betrachten. 
• Für jeden Status kann die Bearbeitbarkeit anders definiert werden. 
  • Bspw. sollte im Status Neu jeder Nutzer eine Anfrage weiterbearbeiten dürfen, im Status Freigabe durch die Führungskraft aber lediglich die Führungskraft und die Geschäftsführung.

Bei der Definition des Workflows wird empfohlen, zuerst die Status anzulegen und diese anschließend mit Transitionen zu verknüpfen. Für jeden Status werden dabei zwei Listen angezeigt:

• Die eingehenden Transitionen - Einsprünge - werden auf Basis der Konfiguration automatisch ermittelt und angezeigt.
• Die ausgehenden Transitionen - Ausgänge - werden angezeigt, nachdem sie hinzugefügt wurden.

Eine Transition hat diverse Einstellungen - siehe hierzu Transitionen anlegen und konfigurieren. Die beiden Relevantesten aus der Prozesssicht sind:

• Das Recht zur Durchführung der Transition. Nur berechtigte Nutzer bekommen diese Transition angezeigt.
  • Das Recht eine Transition durchführen, ist losgelöst von dem Bearbeitungsrecht im Zielstatus. Diese Rechte werden an zwei verschiedenen Stellen gepflegt und haben keine Bindung zueinander. In vielen Workflows wird ein Nutzer also das Recht haben, ein Element vom aktuellen Status in den nächsten Status zu überführen, anschließend aber nicht das Recht haben, die Seite weiter zu bearbeiten.
• Die Konfiguration der Nutzer, die benachrichtigt werden sollen.

Ein Workflow muss nicht linear sein. Durch die freie Definition von Transitionen zwischen den Status sind komplexe Abläufe und Rücksprünge möglich.