App Generator: Rechte und Sichtbarkeit

Obwohl empfohlen wird, die Applikationen, genau wie die anderen Bestandteile von Q.wiki, möglichst offen und zugänglich zu gestalten, gibt es Anwendungsfälle, bei denen eine differenzierte Einschränkung der Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit auf Blockebene sinnvoll sein kann. Folgende Szenarien wären bspw. denkbar:

• Es sind viele Inhaltsblöcke vorhanden und in Abhängigkeit des Workflow-Status sind nur einige wenige relevant. Nicht relevante Inhaltsblöcke werden, um das Formular für den Nutzer zu verschlanken, ausgeblendet.
• Innerhalb des Formulars werden sensible Daten, die nicht für alle Nutzer des Elementes zur Ansicht oder Bearbeitung vorgesehen sind, erhoben. Dies kann bspw. dann der Fall sein, wenn der Ersteller eines Elements seine Beobachtungen notiert, die in folgenden Status nicht modifizierbar oder sichtbar sein sollen.

Im Drei-Punkte-Menü des Inhaltsblocks wird mit Rechte und Sichtbarkeiten konfigurieren das Einstellungsmenü geöffnet.

• Wird die Sichtbarkeit des Inhaltsblocks auf bestimmte Status eingegrenzt, ist er für alle Nutzer in den gewählten Status sichtbar. Ist das Feld leer, wird der Inhaltsblock in jedem Status angezeigt. Mit dieser Einstellung kann das erste oben aufgeführte Szenario - Verschlanken durch Ausblenden irrelevanter Inhalte - erfüllt werden.
  • Ist die Sichtbarkeit bereits auf einen Status eingegrenzt, kann diese weiter auf Nutzer eingeschränkt werden, die in dem Status das Bearbeitungsrecht haben. Diese Nutzer werden im Reiter Workflow im entsprechenden Status definiert. Mit dieser Einstellung kann ein Teil des zweiten oben aufgeführte Szenario - sensible Daten nur berechtigten Nutzer zeigen - erfüllt werden. 
• Mit der Einstellung, einen Inhaltsblock für einen bestimmten Status auf nur lesend zu setzen, wird dessen Bearbeitbarkeit deaktiviert. Diese Einstellung macht bspw. dann Sinn, wenn der Inhalt in einem Status ausgefüllt und in einem späteren Status als Information angezeigt wird. Mit dieser Einstellung kann ein Teil des zweiten oben aufgeführte Szenario - erhobene Daten nicht änderbar - erfüllt werden. 
• Die zuvor aufgeführten Einschränkungen können durch die Angabe von Rollen, die den Inhaltsblock immer angezeigt bekommen sollen, ausgehebelt werden. Diese Einstellung macht bspw. für die Geschäftsführung Sinn, wenn diese keinerlei Einschränkungen der Sichtbarkeit unterliegt.

Die Konfiguration von Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit je Block kann sehr komplex werden. Zusätzlich gelten die Einstellungen im Workflow und die optionale Zugriffsbeschränkung für den gesamten Inhalt, siehe Rechtemanagement. Die Empfehlung lautet daher, sparsam mit diesen Einstellungen umzugehen, um unnötige Komplexität zu vermeiden.