Hinweis: Das in diesem Artikel vorgestellte Veranstaltungsplanungs Modul ist auf Basis der Standard Modul Vorlage des Modul Generators erstellt worden. Die mit dem Modul Generator erstellten Module können auf die individuellen Anforderungen angepasst werden. Diese Anleitung beschreibt die Grundfunktionen der Standard Modul Vorlage. 

Ziel des Moduls

Die Veranstaltungsplanungs Moduls soll unterstützen, wiederkehrende, sowie einmalige Veranstaltungen strukturiert zu planen. Zudem können in dem Modul Veranstaltungsvorschläge, sowie zugehörige Aufgaben verwaltet werden.

Vorgehen

Prinzipiell sollen in dem Modul neue, sowie bekannte Veranstaltungen vorgeschlagen werden.

Wird eine neue Veranstaltung vorgeschlagen, wird die Marketingabteilung darüber informiert und bewertet die Veranstaltung. Zudem entscheidet die Marketingabteilung darüber, ob an der Veranstaltung aktiv (mit Messestand/Vortrag) oder passiv (als Besucher) teilgenommen wird. Nachdem alle Rahmendaten festgehalten und die Entscheidung, ob passiv oder aktiv teilgenommen wird, getroffen ist, beginnt die Planung. Für die Planung werden die Verantwortlichkeiten festgehalten.

Ist die Veranstaltung einmal durchgeführt, muss sie nachbereitet werden. In der Nachbereitung wird auch eine Bewertung der Veranstaltung dokumentiert, was die Entscheidung über die zukünftige Teilnahme erleichtern soll. Ist die abschließende Bewertung der Veranstaltung positiv und soll an der Veranstaltung erneut teilgenommen werden, wird nun eine Vorlage für diese Veranstaltung angelegt.

Modul Element

Neue Veranstaltungsidee:

Eine neue Veranstaltungsidee wird direkt in dem Modul angelegt. Hierzu wird die Idee als Nächstes mit den Rahmendaten spezifiziert. Dazu gehören:

• Titel der Veranstaltung
• Format, Thema, etc.
• Start und Enddatum
• Ort und Kosten
• sowie weitere Anmerkungen

Sind alle wichtigen Informationen eingetragen, kann als Nächstes der Antrag gespeichert werden. Sobald das geschehen ist, erscheint die Übersicht der Veranstaltung, die wiederum über den Freigabeworkflow vorgeschlagen werden kann. Mit der Statusänderung wird dann die Marketingabteilung über den Vorschlag informiert. 

Wurde die Veranstaltung vorgeschlagen, wird sie von der Marketingabteilung bewertet. Jetzt wird entschieden, ob an der Veranstaltung aktiv oder passiv teilgenommen wird oder, ob die Teilnahme ganz verworfen wird. Spätestens nach der Entscheidung, ob aktiv oder passiv teilgenommen wird, muss der Bereich Planung ausgefüllt werden. Im Bereich Planung wird Folgendes festgehalten:

• Wer ist Verantwortlich
• Das Messeteam
• Der Vortragende
• Das Material
• Auf- und Abbau
• Der externe Ansprechpartner

Im Bereich Durchführung können jetzt alle anstehenden Aufgaben und To-do's zugewiesen und nachgehalten werden.

Nachdem die Veranstaltung durchgeführt wurde, geht es in die Nachbereitung. Hier werden folgende Punkte festgehalten:

• Die Besucheranzahl
• Anzahl geführter Gespräche
• Auswahl: "Würdest du wieder teilnehmen?"
• Kommentare und Verbesserungsvorschläge
• Die Gesamtbewertung

Wiederkehrende Veranstaltungen:

Für Veranstaltungen an denen, regelmäßig teilgenommen wird, ist es nützlich eine Vorlage anzulegen. Dafür wird in der Modul Übersicht eine Vorlage angelegt, in der alle Rahmendaten der Veranstaltung, sowie einige standardmäßige Aufgaben voreingestellt werden. Diese Funktion erspart es, die gleiche Veranstaltung regelmäßig wieder neu anzulegen.

Mögliche Anpassungen

In dem Veranstaltungsplanung Modul sind keine zwingenden Anpassungen an dem Modul notwendig und sie ist sofort einsatzbereit.

Bevor das Modul genutzt wird, sollte die Rolle Marketing noch den entsprechenden Nutzern zugewiesen werden. Außerdem kann der Workflow, dem Modul individuell an das Unternehmen angepasst werden.

Diese notwendige organisatorische Vorarbeit sollte nicht unterschätzt oder vernachlässigt werden. Gerne unterstützen dabei die Beraterinnen und Berater mit jahrelanger Erfahrung bei der Einführung und individuellen Konfiguration des Moduls.