Hinweis: Das in diesem Artikel vorgestellte Mitarbeitergespräch Modul ist auf Basis der Standard Modul Vorlage des Modul Generators erstellt worden. Die mit dem Modul Generator erstellten Modulen können auf die individuellen Anforderungen angepasst werden. Diese Anleitung beschreibt die Grundfunktionen der Standard Modul Vorlage. 

Ziel des Moduls

Das Mitarbeitergespräche Modul oder kurz MA Gespräche Modul soll dabei unterstützen regelmäßige Mitarbeitergespräche durchzuführen, zu protokollieren und entstandene To-Do's festzuhalten.

Vorgehen

In der MA Gespräche Modul werden folgenden Status durchlaufen:

• Anstehende Gespräche
• Zu bestätigen
• In Nachbereitung
• Archiviert
• Gelöscht

Anstehende Gespräche stellt den Initial-Status dar. Hier sind alle bevorstehenden Gespräche gelistet, die ggf. von Mitarbeiter und Vorgesetzten vorbereitet werden müssen. Um diesen Schritt zu unterstützen, kann die Führungskraft die Mitarbeiter über den Freigabeworkflow an die Vorbereitung des Gesprächs erinnern. Infolgedessen wird die betroffene Person per E-Mail über das anstehende Gespräch informiert.

Zu bestätigen ist der Folgestatus, nachdem das Gespräch durchgeführt wurde. Nun können sowohl Mitarbeiter, als auch Führungskräfte um weitere Überarbeitung bitten, falls beispielsweise etwas fehlerhaft protokolliert wurde. Sollte das Bestätigen nicht zeitnah passieren, kann die Führungskraft den Mitarbeiter daran erinnern. Bestätigt der Mitarbeiter das Gespräch, so rückt es einen Status weiter in die Nachbereitung.

In Nachbereitung kann die Führungskraft das Gespräch in Ruhe nachbereiten und anschließend das Gespräch archivieren.

Archiviert ist der Status, in dem alle vollständig abgearbeiteten Gespräche landen. Sollte verspätet etwas ins Auge springen, so kann ein Gespräch auch erneut in die Nachbereitung verschoben werden. Standardmäßig sollte die Führungskraft nach dem Archivieren eines Mitarbeitergespräches ein neues Gespräch anlegen, dass wiederum unter Anstehende Gespräche gelistet wird und für das nächste Gespräch genutzt werden kann. Sollte ein Mitarbeiter die Firma verlassen, so können archivierte Protokolle gelöscht werden.

Modul Element

Ein angelegtes Mitarbeitergespräch ist in vier Blöcke unterteilt:

• Rahmendaten des Gesprächs
• Gesprächsprotokoll
• Anhänge
• To-Do's aus Mitarbeitergespräch

In den Rahmendaten werden alle wichtigen Informationen, wie Teilnehmer des Gesprächs, das Datum, das letzte Mitarbeitergespräch und nicht zuletzt, die Prozessbeschreibung des Mitarbeitergesprächs festgehalten.

Im Gesprächsprotokoll können wichtige Punkte als Leitfaden eingebracht werden. Eine gute Vorgehensweise hierfür, ist es, einen allgemein gültigen Leitfaden in einer Prozessbeschreibung festzuhalten und diesen wiederum in der Vorbereitung des Gesprächs zu ergänzen.

Unter Anhänge können wichtige Dokumente dem Gespräch beigelegt werden.

In To-Do's werden wichtige Aufgaben, Ziele und Informationen festgehalten. Mit dieser Funktion sind alle Aufgaben mit Ihrem Fortschritt transparent für alle Beteiligten einsehbar.

Rechtemanagement

Das Rechtemanagement des Moduls ist sehr einfach aufgebaut und kann bei Bedarf angepasst werden. In der Standardkonfiguration haben nur Mitarbeiter und Führungskraft die Möglichkeit Ihr Gespräch einzusehen. Daher sieht der Nutzer immer nur Gespräche, in denen er involviert ist. 

Darüber hinaus ist es möglich weiteren Personen, beispielsweise der Personalabteilung, Sichtrechte zu erteilen. 

Dafür wird eine Rolle in der Konfiguration des Moduls angelegt und die entsprechenden Nutzer hinzugefügt. Diese Rolle muss im Reiter Übersicht unter Rechte der Zugriffsbeschränkung hinzugefügt werden.

Notwendige Anpassungen

In dem Mitarbeitergespräche Modul sind keine zwingenden Anpassungen an dem Modul notwendig und sie ist sofort einsatzbereit.