Hinweis: Die in diesem Artikel vorgestellte Audit Modul ist auf Basis der Standard Modul Vorlage des Modul Generators erstellt worden. Die mit dem Modul Generator erstellten Module können auf die individuellen Anforderungen angepasst werden. Diese Anleitung beschreibt die Grundfunktionen der Standard Modul Vorlage.

Ziel des Moduls

Das Modul dient dazu, Vor-Ort-Besuche am eigenen Firmenstandort professionell zu managen. Besuche können dezentral erfasst, bewertet und gesteuert werden. Mit dem Modul können zudem Besucherausweise angefertigt und ausgestellt werden.

Vorgehen

Die Planung und Erfassung von Besuchen an Firmenstandorten ist aus Sicherheits- und Versicherungsgründen wichtig. Zu diesem Zweck ist es ratsam, ein systematisches Besuchermanagement im Unternehmen einzuführen.

Firmenbesuche können in jeder Abteilung des Unternehmens stattfinden - im Vertrieb, im Einkauf, in der Geschäftsleitung, usw.. 

Damit ein anstehender Besuch dokumentiert wird, kann jeder Mitarbeiter einen Neuen Besuch erfassen und die nötigen Rahmendaten hinterlegen. Ist der Besuch erfasst, wird der Besuchsantrag bei der Verwaltung eingereicht, die nach Prüfung der Daten die Maßnahmen zur Erstellung und Ausgabe eines Besucherausweises einleitet. Nach dem Besuch kann sichergestellt werden, dass der Besucherausweis zurückgenommen wird. Auf diesem Wege ist eine lückenlose Dokumentation von Besuchen möglich.

Modul Element

Ein einzelner Besuch unterteilt sich in dem Besucher Modul in 4 Blöcke:

• Besuch erfassen
• Besucherausweis erstellen
• Besucherausweis ausstellen
• Besucherausweis zurücknehmen

Bei der Erfassung des Besuchs werden Daten wie Name, Firma und Kontaktinformationen abgefragt und die Rahmendaten des Besuchs wie Ansprechpartner, Zeitraum und Anlass erfasst. Zusätzlich ist es möglich in einem Freitextfeld weitere relevante Informationen zum Besuch anzugeben. Die Rahmendaten des Besuchs sind immer sichtbar.

Ist der Besuch eingereicht, wird die Aufgabenverwaltung für die Verwaltung sichtbar, da die Sichtbeschränkung des Inhaltsblocks ein Einblenden in vorigen Prozessschritten für andere Rolleninhaber verhindert. Mit der Aufgabenverwaltung können Prozessschritte, wie Erstellen und Drucken eines Besucherausweises, Übergabe an den Pförtner, Mitteilung an den zugehörigen Mitarbeiter und Einziehen des Besucherausweises nach dem Besuch, festgehalten werden.

Rechtemanagement

Im Reiter Rollen der Konfiguration wird definiert, welche Nutzer oder Gruppen z.B. der Rolle Verwaltung zugeordnet sind. Diese Rolleninhaber sind, neben der Admin Group, berechtigt, alle Elemente des Besucher Moduls einzusehen und zu bearbeiten. Zusätzlich kann die Verwaltung auch alle Status der Besuche einsehen und bearbeiten. Außerdem steuert die Verwaltung alle eingereichte Besuche.

Mögliche Anpassungen

In dem Besucher Modul sind keine zwingenden Anpassungen an dem Modul notwendig und sie ist sofort einsatzbereit.

Bevor das Modul genutzt wird, sollte für das eigene Unternehmen genau geprüft werden, welche Daten benötigt werden, um einen Besuch vollständig zu erfassen und nach welchen Kriterien ein Besuch erfasst werden soll. Die Schritte zu Ausgabe des Besucherausweises sind individualisierbar.