Modul Generator: Grundfunktion des Besucher Moduls

Geändert am Do, 2 Apr um 4:14 NACHMITTAGS

Hinweis: Das Besucher Modul basiert auf der Standard-Modulvorlage des Modul Generators. Mit dem Modul Generator erstellte Module können auf deine individuellen Anforderungen angepasst werden. Diese Anleitung beschreibt die Grundfunktionen der Standard-Modulvorlage.

Ziel des Moduls

Das Modul dient dazu, Vor-Ort-Besuche an deinem Firmenstandort professionell zu managen. Besuche können dezentral erfasst, bewertet und gesteuert werden. Mit dem Modul kannst du zudem Besucherausweise anfertigen und ausstellen.

Vorgehen

Die Planung und Erfassung von Besuchen an Firmenstandorten ist aus Sicherheits- und Versicherungsgründen wichtig. Daher ist es ratsam, ein systematisches Besuchermanagement in deinem Unternehmen einzuführen.

Firmenbesuche können in jeder Abteilung des Unternehmens stattfinden – im Vertrieb, im Einkauf, in der Geschäftsleitung usw.

Damit ein anstehender Besuch dokumentiert wird, erfasst jeder Mitarbeiter einen neuen Besuch und hinterlegt die nötigen Rahmendaten. Der Besuchsantrag wird dann bei der Verwaltung eingereicht, die nach Prüfung der Daten die Maßnahmen zur Erstellung und Ausgabe eines Besucherausweises einleitet. Nach dem Besuch wird sichergestellt, dass der Besucherausweis zurückgenommen wird. Auf diese Weise entsteht eine lückenlose Dokumentation von Besuchen.

Modul-Elemente

Ein einzelner Besuch unterteilt sich im Besucher Modul in 4 Blöcke:

Besuch erfassen
Besucherausweis erstellen
Besucherausweis ausstellen
Besucherausweis zurücknehmen

Besuch erfassen

Bei der Erfassung des Besuchs werden Daten wie Name, Firma und Kontaktinformationen abgefragt. Die Rahmendaten des Besuchs wie Ansprechpartner, Zeitraum und Anlass werden ebenfalls erfasst. Zusätzlich kannst du in einem Freitextfeld weitere relevante Informationen zum Besuch angeben. Die Rahmendaten sind immer sichtbar.

Aufgabenverwaltung

Ist der Besuch eingereicht, wird die Aufgabenverwaltung für die Verwaltung sichtbar. Dies verhindert, dass der Inhaltsblock in vorherigen Prozessschritten für andere Rolleninhaber eingeblendet wird. Mit der Aufgabenverwaltung kannst du Prozessschritte dokumentieren wie:

Erstellen und Drucken eines Besucherausweises
Übergabe an den Pförtner
Mitteilung an den zugehörigen Mitarbeiter
Einziehen des Besucherausweises nach dem Besuch

Rechtemanagement

Im Reiter Rollen der Konfiguration wird definiert, welche Nutzer oder Gruppen der Rolle „Verwaltung" zugeordnet sind. Diese Rolleninhaber sind – neben der Admin Group – berechtigt, alle Elemente des Besucher Moduls einzusehen und zu bearbeiten. Außerdem können sie alle Status der Besuche einsehen und bearbeiten sowie alle eingereichten Besuche steuern.

Mögliche Anpassungen

Das Besucher Modul ist sofort einsatzbereit und benötigt keine zwingenden Anpassungen.

Bevor du das Modul nutzt, solltest du für dein Unternehmen genau prüfen, welche Daten benötigt werden, um einen Besuch vollständig zu erfassen, und nach welchen Kriterien ein Besuch erfasst werden soll. Die Schritte zur Ausgabe des Besucherausweises sind individualisierbar.