Rechtemanagement

Geändert am Wed, 21 Sep 2022 um 10:40 AM

Im Reiter Basis können folgende Rechte eingerichtet werden:

  • Die Sichtbarkeit des Bereiches kann auf Rollen eingeschränkt werden. Durch diese Einschränkung sind die Auswahl der Applikation in der linken Navigationsleiste und alle Inhalte nur noch für den definierten Nutzerkreis sichtbar und zugänglich. Die Rollen werden im Reiter Rollen applikationsspezifisch konfiguriert.
    • WICHTIG: Es kann zu unbeabsichtigten Ergebnissen führen, wenn einem Nutzer außerhalb des definierten Berechtigungskreises bspw. eine Aufgabe innerhalb der Applikation zugewiesen wird. Dem Nutzer wird diese Aufgabe auf seiner persönlichen Seite angezeigt, er kann jedoch nicht in den dazugehörigen Applikationsinhalt wechseln.
  • Die Administrationsrechte für die Konfiguration kann erweitert werden, indem bspw. Nutzern aus der jeweiligen Fachabteilung Zugriff auf die Konfigurationsmaske gewährt wird.
    • Die Key User und Mitglieder der WFGAdminGroup, sofern diese definiert ist, haben grundsätzlich das Recht, die Konfiguration zu bearbeiten. Ist die Konfiguration noch nicht freigegebenen, wird das Recht beim nächsten Zwischenspeichern gesetzt. Bei einer bereits aktivierten Applikation muss die Konfiguration freigegeben werden, damit die neuen Administratoren Zugang zur Konfigurationsmaske erhalten.
  • Bei der Zugriffsbeschränkung wird dem Bearbeiter des Elements angeboten, dieses Element als zugriffsbeschränkt zu deklarieren. Damit ist dieses eine Element nur noch für den zuvor definierten Nutzerkreis zugänglich. Wird die Option aktiviert, erscheint Zugriffsbeschränkung konfigurieren, womit die Detailkonfiguration geöffnet wird
    • Im obersten Feld werden Nutzer oder Gruppen konfiguriert, die Zugriff auf das Element haben sollen.
      • Neben den Metanutzern Ersteller und letzter Bearbeiter stehen definierten Rollen aus dem Reiter Rollen oder Inhalte aus Feldern des Typs Nutzerauswahl zur Auswahl. Vorausgewählt ist der Ersteller, der, sollte er entfernt werden, nach aktivierter Zugriffsbeschränkung und Speichern des Elements im Workflow mit einer Fehlermeldung darauf hingewiesen, dass er nicht die nötige Berechtigung besitzt, den gerade bearbeiteten Inhalt zu sehen.
    • Im Feld Name der Zugriffsbeschränkung wird die Bezeichnung des Knopfes definiert, bspw. "Anonym behandeln“ oder „Antrag mit sensiblen Daten“. 
    • Es wird empfohlen, einen Tooltip zu pflegen, um dem Nutzer die Auswirkungen der Zugriffsbeschränkung deutlich zu machen. Hier können Hinweise wie „Mit Aktivierung der Zugriffsbeschränkung haben nur noch der Projektleiter, das Projektteam und die Geschäftsführung Zugriff auf das Projekt.“ platziert werden.
    • Die gesamte Funktion kann standardmäßig aktiviert werden. Die Zugriffsbeschränkung ist dadurch für jedes neu angelegte Element in der Applikation initial aktiviert.
      • Tipp: Diese Option nur mit Bedacht und bei sehr sensiblen Applikationsinhalten verwenden.

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