Applikationen können individuell gestaltet und dabei an konkrete Prozesse und Nutzungsszenarien angepasst werden. Dennoch gibt es übergeordnete Konzepte, die in allen Applikationen identisch sind.

In diesem Abschnitt wird aus Nutzersicht beschrieben, welche Funktionen und Elemente eine Applikation ausmachen und wie die Nutzer später damit arbeiten können. Ein tief gehendes Verständnis dieser Funktionen ist hilfreich, um die richtigen Entscheidungen für die Ausgestaltung der Konfiguration zu treffen.

Übersichtsseite

Grundlegend ist die Übersichtsseite in 3 Bereiche aufgeteilt: 

• Funktionsleiste
• Reiter 
• innerhalb der Reiter die Elemente in tabellarischer Form

In der Funktionsleiste kann ein neues Element angelegt und damit eine neue Instanz des Formulars ausgefüllt werden. Je nach Konfiguration kann eine neue Vorlage erstellt werden. Die Handhabung von Vorlagen ist unter Arbeiten mit Vorlagen im Detail beschrieben. Ist ein Aufgabenblock im Formular konfiguriert, wird eine Übersicht aller Aufgaben bereitgestellt. Diese ist ebenfalls für die Nutzer aus der Funktionsleiste heraus erreichbar. Zuletzt kann über das Drei-Punkte-Menü die Applikation direkt konfiguriert werden, falls entsprechende Rechte vorhanden sind. Darüber hinaus befindet sich dort der Zugriff auf die App-Kennzahlen.

Die Reiter erlauben eine gefilterte Ansicht auf die Elemente. Somit werden nicht alle Elemente, aller Nutzer über alle Status hinweg angezeigt. Viele Applikationen werden Reiter wie Meine Anträge, Von mir freizugebende Anträge, Alle Anträge oder ähnliche Ausprägungen konfiguriert haben. Grundsätzlich zeigen die Reiter keine Elemente an, die für den aktuellen Nutzer sichtgeschützt sind.

Für die Verantwortlichen der Applikation wird ggf. ein weiterer Reiter zur Einsicht von gelöschten Elementen dargestellt. Siehe dazu: Gelöschte Seiten und Dateien wiederherstellen.

Innerhalb der Reiter wird eine Tabelle für den Zugriff auf die erstellten Inhalte angezeigt. Die Inhalte der Tabelle sind von Applikation zu Applikation unterschiedlich. Je nach Konfiguration wird über der Tabelle eine Volltextsuche und neben der Tabelle ein oder mehrere Filter dargestellt. Über diese Filter lassen sich auch große Mengen an Inhalten schnell durchsuchen. Mindestens eine Spalte in der Tabelle enthält einen Link auf die Detailansicht eines Elementes.

Detailansicht

Auch die Detailansicht eines Elements (zum Beispiel ein Antrag) ist in drei Abschnitte unterteilt: 

• Dokumentenkopf mit der Navigation
• Inhalt bzw. das konfigurierte Formular
• Dokumentenlenkung.

Der Dokumentenkopf zeigt neben dem Titel der Seite auch den aktuellen Status, den Ersteller, den Autor und das Datum der letzten Bearbeitung. Im oberen rechten Bereich des Dokumentenkopfes befinden sich die Schaltflächen, um zurück auf die Übersicht zu gelangen oder, soweit der Nutzer das nötige Recht besitzt, die Seite zu bearbeiten. Über das Dreipunktmenü kann der PDF-Druck aufgerufen werden.

Das eigentliche Formular ist in sogenannte Inhaltsblöcke untergliedert. Diese sind frei konfigurierbar und in beliebiger Anzahl nutzbar. Inhaltsblöcke können Formular-Blöcke sein, die Nutzereingaben abfragen oder Auswahlmöglichkeiten anbieten. Auch die Verwaltung von Anhängen oder Aufgaben wird über eigene Blöcke abgebildet

Die Inhaltsblöcke unterliegen ebenfalls einem Rechtemanagement. Je nach Konfiguration sind nicht alle Blöcke für alle Nutzer sichtbar. Ebenfalls kann die Bearbeitung einzelner Blöcke eingeschränkt werden.

Wie in anderen Applikationen in Q.wiki wechselt der Nutzer über die Schaltfläche Bearbeiten in den Änderungsmodus und kann den Inhalt bearbeiten.

Mit der Dokumentenlenkung wird die Seite im Workflow verschoben. Ein grafischer Zeitstrahl zeigt eine Darstellung der letzten Änderungen und Statuswechsel. Darstellung und Funktion sind identisch zu der Dokumentenlenkung im Prozesse-Bereich des Q.wiki.