Hinweis: Die in diesem Artikel vorgestellte Protokoll-App ist auf Basis der Standard-App-Vorlage des App-Generators erstellt. Die mit dem App-Generator erzeugten Applikationen können auf individuelle Anforderungen angepasst werden. Diese Anleitung beschreibt die Grundfunktionen der Standard-App-Vorlage. Folgend ein Link zu einem Informationsvideo: Effiziente Meetings mit intelligentem Protokollmanagement

Ziel der App

Ziel der Protokoll-App ist die Organisation, Protokollierung und Nachverfolgung einer Besprechung.

Vorgehen

Zur Vorbereitung der Besprechung wird eine zentrale Agenda aufgebaut, die von allen Teilnehmern eingesehen und interaktiv ergänzt werden kann.

Während einer Besprechung werden in einer fortlaufenden Liste Beschlüsse protokolliert, Arbeitsaufträge definiert und delegiert, sodass keine Nachbereitung notwendig ist.

Zur Nachverfolgung gibt die App einen guten Überblick über erledigte und offene Aufgaben und Maßnahmen.

Inhalte vergangener Besprechungen können jederzeit eingesehen werden. Somit gehen keine Informationen verloren.

App-Element

Beim Anlegen einer Besprechung werden deren Rahmendaten abgefragt. Dazu gehören z.B.: 

• Name der Besprechung 
• Angaben zu Zeit und Ort 
• Teilnehmerkreis 
• Typischer Ablauf und Kurzbeschreibung des Inhaltes 

Im Anschluss kann die Agenda mit Besprechungspunkten und Aufgaben angelegt werden. Dies geschieht wie folgt: 

• Eintrag hinzufügen auswählen. Dabei wird der jeweilige Autor namentlich hinterlegt. 
• Festlegen, ob der Besprechungspunkt eine Information, Aufgabe oder einen Beschluss darstellt. 
• Den Besprechungspunkt 
  • einzelnen Personen zuweisen
  • einen Zieltermin definieren
  • zu informierende Personen eintragen
  • Priorisierung festlegen
• Relevante Dokumente an diesen Besprechungspunkt anhängen 

Wenn der gespeicherte Besprechungspunkt gespeichert ist, können Teilnehmer diesen kommentieren. Jede Änderung des Besprechungspunktes wird automatisch protokolliert.

Nachdem ein Besprechungspunkt erledigt ist, wird dieser durch Abhaken geschlossen. 

Wird die App für wiederkehrende Besprechungen genutzt, können Nutzer Besprechungspunkte hinzufügen, bearbeiten oder abhaken. Das bestehende Protokoll wird dabei stets weitergeführt. Bleiben Aufgaben unerledigt, verbleiben diese im Protokoll und können erneut besprochen werden.

Eine Besprechung wird, analog zum Prozessbereich, über die Statusänderung in der Dokumentenlenkung gelöscht oder archiviert.

Rechtemanagement

Die Protokoll-App ist auf maximale Transparenz ausgelegt und ermöglicht es jedem Nutzer alle Protokolle sowie Besprechungsinhalte zu sehen und zu bearbeiten. Die Zugriffsberechtigungen können durch das vorgesehene Rechtemanagement für jede Besprechung individuell festgelegt werden. Diese Einstellung wird durch Auswählen des Buttons Geschütztes Protokoll im Dokumentenkopf vorgenommen. Nur die Teilnehmer können auf geschützte Besprechungen zugreifen.

Mögliche Anpassungen

In der Protokoll-App sind keine zwingenden Anpassungen notwendig. Zusätzliche Informationen werden über die App-Konfiguration mit weiteren Feldern hinzugefügt.