Modul Generator: Grundfunktion des Audit Moduls

Schau dir auch dieses Informationsvideo zur Kurzeinführung ins Audit-Management (extern) an.

Ziel des Moduls

Das Audit-Modul dient zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von internen sowie externen Audits.

Audit-Ablauf

Audits durchlaufen in der Audit-Modul mehrere Status:

• Audit-Vorlagen
• Auditprogramm
• Aktive Audits
• Abgeschlossene Audits

Audit-Vorlagen

Mit Audit-Vorlagen kannst du Überschneidungen zwischen Audits im Vorhinein vorbereiten. Diese Vorlagen lassen sich anschließend als Kopiervorlage für geplante Audits verwenden. Einmalige oder besondere Audits kannst du auch ohne Vorlage erstellen.

Auditprogramm

Das Auditprogramm stellt alle geplanten Audits eines Jahres dar. Alle neu erstellten Audits starten im Auditprogramm. In diesem Status solltest du die Audits für die Durchführung vorbereiten, indem du sie mit Informationen wie Plan- und Durchführungsdatum, Teilnehmern und Auditoren ergänzt. Zusätzlich wird der geplante Auditfragenkatalog hinzugefügt.

Aktive Audits

Aktive Audits listen alle Audits auf, die momentan durchgeführt oder nachbereitet werden. In dieser Phase werden die vorbereiteten Auditfragen beantwortet, Abweichungen dokumentiert, Maßnahmen abgearbeitet und Wirksamkeitsprüfungen durchgeführt. Abschließend wird der Auditbericht dokumentiert.

Abgeschlossene Audits

Abgeschlossene Audits dienen als Archiv der durchgeführten und nachbereiteten Audits.

Aufbau eines Audits

Ein einzelnes Audit ist in der Audit-Modul in vier Blöcke unterteilt:

• Angaben zum Audit
• Frageliste und Protokoll
• Anmerkungen / Auditbericht
• Anhänge

Angaben zum Audit

Unter „Angaben zum Audit" werden die Rahmendaten eines Audits definiert. Wenn du den Sichtschutz Geschütztes Audit im Seitenkopf aktivierst, werden die Zugriffsrechte auf die Nutzer eingeschränkt, die in den Feldern Teilnehmer und Interner Auditor definiert sind.

Frageliste und Protokoll

Dieser Block dient der Dokumentation der Vorbereitung und Durchführung des Audits. Die Auditfragen sind hier aufgelistet. Während der Auditdurchführung definierst du in der Auditfrage das Ergebnis als Kommentar.

Der Prozess folgt dieser Logik:

• Liegt keine Abweichung vor → Auditfrage geschlossen.
• Liegt eine Abweichung vor → Auditfrage wird in eine Abweichung umgewandelt.
• Ist eine Abstellmaßnahme definiert → aus der Abweichung wird eine Maßnahme.
• Ist die Maßnahme durchgeführt → wird die notwendige Wirksamkeitsprüfung eingeleitet.
• Ist die Wirksamkeitsprüfung erledigt → der Eintrag kann geschlossen werden.

Damit ist die Auditfrage von Anfang bis Ende zusammenhängend dokumentiert: Auditfrage → Abweichung → Maßnahme → Wirksamkeitsprüfung → Abschluss.

Anmerkungen / Auditbericht

Hier kannst du ergänzende Informationen völlig flexibel aufführen, die nicht bereits in Auditfragen, Abweichungen, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfungen dokumentiert wurden.

Anhänge

Im Anhänge-Block lädst du alle relevanten Zusatzdateien (Word, Excel, PowerPoint, PDF etc.) direkt zum entsprechenden Audit hoch.

Rechtemanagement

Im Reiter Rollen der Konfiguration wird definiert, welche Nutzer oder Gruppen der Rolle Qualitätsmanagement zugeordnet sind. Diese Rolleninhaber sind – neben dem Internen Auditor – berechtigt, Audits in den nächsten Status zu verschieben. Das bedeutet beispielsweise: ein Audit von Aktive Audits zu Abgeschlossene Audits verschieben.

Erste Schritte

In der Audit-Modul sind keine zwingenden Anpassungen notwendig – das Modul ist sofort einsatzbereit.