Hinweis: Die in diesem Artikel vorgestellte Audit-App ist auf Basis der Standard-App-Vorlage des App-Generators erstellt worden. Die mit dem App-Generator erstellten Applikationen können auf die individuellen Anforderungen angepasst werden. Diese Anleitung beschreibt die Grundfunktionen der Standard-App-Vorlage. Folgend ein Link zu einem Informationsvideo: Kurzeinführung ins Audit-Management

Ziel der App

Die Audit-App dient zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von internen sowie externen Audits. 

Vorgehen

Audits durchlaufen dabei in der Audit-App mehrere Status:

• Audit-Vorlagen
• Auditprogramm
• Aktive Audits
• Abgeschlossene Audits

Audit-Vorlagen ermöglichen Überschneidungen zwischen Audits im Vorhinein vorzubereiten. Diese können anschließend als Kopiervorlage für geplante Audits verwendet werden. Einmalige oder besondere Audits können auch ohne Vorlage erstellt werden.

Das Auditprogramm stellt alle geplanten Audits eines Jahres dar. Alle neu erstellten Audits starten im Auditprogramm. Audits in diesem Status sollten für die Durchführung vorbereitet werden. Sie werden mit Informationen wie Plan- und Durchführungsdatum, Teilnehmer und Auditoren ergänzt. Zusätzlich wird der geplante Auditfragenkatalog ergänzt.

Aktive Audits listen alle Audits auf, die momentan durchgeführt oder nachbereitet werden. Hierbei werden die vorbereiteten Auditfragen beantwortet, Abweichungen dokumentiert, Maßnahmen abgearbeitet und Wirksamkeitsprüfungen durchgeführt. Abschließend wird der Auditbericht dokumentiert.

Abgeschlossene Audits dienen schließlich als Archiv der durchgeführten und nachbereiteten Audits.

Audit-Element

Ein einzelnes Audit ist in der Audit-App in vier Blöcke unterteilt:

• Angaben zum Audit
• Frageliste und Protokoll
• Anmerkungen / Auditbericht
• Anhänge

Unter Angaben zum Audit werden die Rahmendaten eines Audits definiert. Wird der Sichtschutz Geschütztes Audit im Dokumentenkopf aktiviert, werden die Zugriffsrechte auf die in den Feldern Teilnehmer und interner Auditor definierten Nutzer eingeschränkt.

Frageliste und Protokoll dient der Dokumentation der Vorbereitung und Durchführung des Audits. Hier werden die Auditfragen aufgelistet. In der Auditdurchführung wird in der Auditfrage das Ergebnis als Kommentar definiert. Liegt keine Abweichung vor, wird die Auditfrage geschlossen. Liegt eine Abweichung vor, wird die Auditfrage in eine Abweichung umgewandelt. Sobald eine Abstellmaßnahme definiert wurde, wird aus der Abweichung eine Maßnahme. Ist diese wiederum durchgeführt, wird aus der Maßnahme die notwendige Wirksamkeitsprüfung. Ist diese ebenfalls erledigt, kann der entsprechende Eintrag schließlich geschlossen werden. Damit ist von der Auditfrage, über die Abweichung, die Maßnahme und Wirksamkeitsprüfung alles zusammenhängend dokumentiert.

In Anmerkungen/Auditbericht können jegliche ergänzenden Informationen völlig flexibel aufgeführt werden, die nicht bereits in Auditfragen, Abweichungen, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfungen dokumentiert werden konnten.

Schließlich werden im Anhänge-Block alle relevanten Zusatzdateien (Word, Excel, Powerpoint, PDF…) direkt an das entsprechende Audit hochgeladen.

Rechtemanagement

Im Reiter Rollen der Konfiguration wird definiert, welche Nutzer oder Gruppen der Rolle Qualitätsmanagement zugeordnet sind. Diese Rolleninhaber sind, neben dem internen Auditor, berechtigt, Audits in den nächsten Status zu bewegen, d.h. beispielsweise ein Audit von Aktive Audits in Abgeschlossene Audits zu verschieben. 

Zusätzlich ist die Audit-App auf maximale Transparenz ausgelegt und ermöglicht jedem Nutzer alle Audits sowie Auditinhalte zu sehen und zu bearbeiten. Ein Sichtschutz kann jedoch für einzelne Audits im Dokumentenkopf über Geschütztes Audit aktiviert werden und schränkt die Zugriffsrechte auf den Ersteller, den Internen Auditor und die Teilnehmer des jeweiligen Audits ein.

Notwendige Anpassungen

In der Audit-App sind keine zwingenden Anpassungen an der Applikation notwendig und sie ist sofort einsatzbereit.