Elemente in individuellen Applikationen werden mithilfe des Workflows gelöscht. Dazu besitzen die individuellen Applikationen einen speziellen Gelöschtstatus. Elemente in diesem Status sind für Nutzer außerhalb der Berechtigungsgruppen Applikationsverantwortlich und Key User in Q.wiki nicht über die Suche, Übersichtsseiten oder andere Dialoge auffindbar.
Die Löschung bzw. Wiederherstellung im Workflow hat folgende Vorteile:
- Gelöschte Elemente werden in der Applikation verwaltet.
- Es kann konfiguriert werden, aus welchem Status heraus Inhalte löschbar sind, welche Nutzer die Transition durchführen dürfen und welche Nutzer benachrichtigt werden.
- Mit den ausgehenden Transitionen des Gelöschtstatus kann die Wiederherstellung von Elementen geregelt werden. So kann konkret definiert werden, in welchen Status ein Element wiederhergestellt werden kann und welche Nutzer bei der Wiederherstellung benachrichtigt wird.
- Die Pflege der Transitionsrechte ist in diesem Fall nicht notwendig, da gelöschte Elemente nur durch die Applikationsverantwortlichen und Key User einsehbar sind.
Der Gelöschtstatus ist in jeder Applikation vorhanden und kann nicht entfernt, aber applikationsspezifisch umbenannt werden.
Der Gelöschtstatus ersetzt kein Archiv, da gelöschte Elemente nur für Applikationsverantwortliche und Key User zugänglich sind. Auch kann für Nutzer ohne Applikationsverantwortung kein Reiter auf der Übersicht bereitgestellt werden, der diese Elemente anzeigt. Ein für diese Nutzer einsehbares Archiv muss daher über einen weiteren Status abgebildet werden.
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