Modul Generator: Rechte und Sichtbarkeit

Bei der Konfiguration von Inhaltsblöcken gibt es häufig Anwendungsfälle, in denen du die Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit auf Blockebene gezielt einschränken möchtest – bei gleichzeitiger Offenheit des Gesamtsystems.

Szenarien für Beschränkungen

Zwei typische Fälle sind:

• Viele Inhaltsblöcke, unterschiedliche Relevanz: Je nach Workflow-Status sind nur einzelne Blöcke relevant. Du kannst irrelevante Blöcke ausblenden, um das Formular für Nutzer übersichtlich zu halten.
• Sensible Daten schützen: Innerhalb eines Formulars können vertrauliche Informationen erfasst werden, die nicht alle Nutzer sehen oder ändern dürfen – z. B. Beobachtungen des Erstellers, die später nicht mehr modifizierbar sein sollen.

Zugriff auf die Einstellungen

Öffne das Drei-Punkte-Menü eines Inhaltsblocks und wähle Rechte und Sichtbarkeiten konfigurieren.

Sichtbarkeit nach Status

Wenn du die Sichtbarkeit eines Blocks auf bestimmte Status begrenzt, wird er nur in diesen Status für alle Nutzer angezeigt. Ist das Feld leer, wird der Block in jedem Status angezeigt.

Anwendungsfall: Damit lässt sich Szenario 1 umsetzen – irrelevante Inhalte ausblenden und das Formular verschlanken.

Weitere Einschränkung auf Nutzer

Hast du die Sichtbarkeit bereits auf einen Status begrenzt, kannst du sie zusätzlich auf Nutzer beschränken, die in diesem Status das Bearbeitungsrecht haben. Diese Nutzer definierst du im Reiter Workflow für den entsprechenden Status.

Anwendungsfall: Damit erreichst du einen Teil von Szenario 2 – sensible Daten nur berechtigten Nutzern zeigen.

Read-Only-Modus für Status

Mit der Einstellung Nur lesend für einen bestimmten Status deaktivierst du die Bearbeitbarkeit des Blocks. Der Inhalt wird angezeigt, kann aber nicht verändert werden.

Anwendungsfall: Ein Block wird in frühen Status ausgefüllt und in späteren Status als Info angezeigt, aber nicht mehr bearbeitet. Dies adressiert auch einen Teil von Szenario 2 – erhobene Daten nicht änderbar machen.

Ausnahmeregelungen mit Rollen

Du kannst Rollen definieren, die alle Beschränkungen umgehen und den Block immer sehen und bearbeiten dürfen. Dies ist sinnvoll für Rollen wie die Geschäftsführung, die keinen Einschränkungen unterliegen sollen.

Zusammenfassung und Best Practice

Folgendes solltest du berücksichtigen:

• Sichtbarkeit nach Status: Blöcke je nach Workflow-Phase ein-/ausblenden.
• Sichtbarkeit auf Nutzer: Nur Nutzer mit Bearbeitungsrecht in diesem Status sehen den Block.
• Read-Only: Block wird angezeigt, aber nicht bearbeitbar.
• Rollen-Ausnahmen: Bestimmte Rollen umgehen alle Beschränkungen.