Lesebestätigung in Q.wiki einfordern

Die Kommunikation von neuen Prozessen bzw. von Änderungen an bestehenden Prozessen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein gelebtes, interaktives Managementsystem. Dies ist eine elementare Aufgabe für alle Seitenverantwortlichen in eurem System. Natürlich ist die persönliche Ansprache der Betroffenen durch den Seitenverantwortlichen oftmals der wirksamste Weg, um organisatorische Änderungen zu kommunizieren. Allerdings genügt dies manchmal nicht den gesetzlichen oder normativen Anforderungen. An dieser Stelle hilft euch die im Freigabeworkflow integrierte Lesebestätigung. 

• Die Lesebestätigung kann für jede Seite in eurem Q.wiki konfiguriert bzw. aktiviert werden. 

• Die Lesebestätigung kann im Änderungsvorschlag oder Entwurfsstand (1) von Seitenverantwortlichen, Key Usern und Nutzern der QM-Gruppe konfiguriert werden. 

Im Abschnitt „Freigabeworkflow” einer Seite wird die Lesebestätigung aufgerufen (2). Im erscheinenden Dialog kann sie aktiviert und der betroffene Personenkreis ausgewählt werden (3). 

Sind die Einstellungen gespeichert, kann die Seite den Freigabeworkflow ganz normal durchlaufen. Erst durch die finale Freigabe werden die Adressaten der Lesebestätigung über eine Aufgabe in Q.wiki informiert. 

Über den Link in der Aufgabe können die Adressaten nun die entsprechende Seite aufrufen und lesen. Abschließend kann die Lesebestätigung direkt auf der Seite erfolgen.

Dem Seitenverantwortlichen sowie den Key Usern und QM-Gruppenmitgliedern wird der Stand der abgegebenen bzw. offenen Lesebestätigungen auf der Seite angezeigt. Durch Klicken auf das Banner wird ein Dialog geöffnet, in dem die Nutzer mit ihrem Abgabestatus aufgelistet sind. Es ist möglich, neue Nutzer der Lesebestätigung hinzuzufügen oder eine Erinnerung an Nutzer zu versenden, die der Aufforderung noch nicht nachgekommen sind.

Über die „Lesebestätigungsverwaltung“ wird eine Übersicht über offene Lesebestätigungen der eigenen Seiten angezeigt. Diese ist über das Kontextmenü in der linken Navigationsleiste des Prozesse-Moduls aufrufbar. Hier kann der Status aller angeforderten Lesebestätigungen eingesehen werden. Key User haben über dieses Werkzeug auch Zugriff auf den Status aller Lesebestätigungen.

Zur Absicherung gesetzlicher oder normativer Anforderungen speichert Q.wiki den Status aller jemals angeforderter Lesebestätigungen. Somit kann auch Jahre später nachvollzogen werden, welche Nutzer das Lesen einer Seite in einer bestimmten Version bestätigt haben. Diese Information ist über die Historie jeder Seite abrufbar.