Zur Vergabe von Rechten oder Konfiguration von Benachrichtigungen gibt es die Möglichkeit diese an explizite Nutzer oder Rollen zu knüpfen. Dabei hat die Konfiguration Mittels Rollen den entscheidenden Vorteil, dass spätere Änderungen in der Applikation schneller und sicherer durchgeführt werden können. Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder mit anderen Aufgaben vertraut werden, muss nicht in den einzelnen Konfigurationsmasken des Workflow Generators nach dieser Person gesucht werden, sondern einzig in der applikationsspezifischen Rollenübersicht der App.
Um eine Rolle anzulegen, wird der Reiter Rollen geöffnet. Dort wird mit dem Button Rolle hinzufügen eine neue Rolle angelegt. Zu einer Rolle gehört:
- der Rollenname: die Bezeichnung der Rolle.
- die Beschreibung: eine optionale Beschreibung der Rolle, bspw. welche Kenntnisse oder Positionen im Unternehmen nötig sind.
- Welche Nutzer und Gruppen haben diese Rolle: sobald das Feld angeklickt wird, werden die möglichen Gruppen und Nutzer aus dem System angezeigt.
Ist die Rolle definiert, kann sie an verschiedenen Stellen in der Konfiguration genutzt werden.
Gelöscht wird die Rolle über das Drei-Punkte-Menü.
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